Planning d'équipe recrutement : un entretien par ligne
Ce planning d'équipe est la liste des entretiens, pas un roulement de postes. Une ligne est un entretien : le candidat, le poste, la personne qui reçoit, la date et l'heure de début. Deux lignes avec la même personne et la même heure de début sont un chevauchement. Un filtre sur cette personne montre ses créneaux. La feuille n'envoie pas l'invitation. Elyx peut poser les colonnes sur les noms que vous collez. L'essai dure 7 jours, sans carte.
Le probleme
Les heures d'entretien sont dans des fils de mails. Vous ne voyez pas, sur une liste, qui est déjà pris à cette heure. Une ligne par entretien rend le chevauchement visible : même personne, même heure de début. Vous envoyez toujours l'invitation vous-même.
Les benefices
Une ligne est un entretien, pas une vacation.
Vous saisissez le candidat, la personne qui reçoit, la date et l'heure.
La même personne à la même heure est un chevauchement que vous pouvez filtrer.
Une heure manquante reste vide.
La feuille n'envoie pas l'invitation.
Tutoriel pas a pas
Créer la structure du tableau principal
Créez un nouveau classeur Excel et définissez les colonnes essentielles pour le planning d'équipe. Les colonnes doivent inclure : Nom du candidat, Poste visé, Date d'entretien, Statut, Responsable recrutement, et Notes. Cette structure permettra de centraliser toutes les informations de suivi des candidats.
Utilisez Ctrl+T pour convertir votre plage en tableau structuré, ce qui facilite les filtres et les formules automatiques
Ajouter une colonne de statut avec validation
Créez une colonne 'Statut' avec une liste déroulante contenant les valeurs : En attente, Entretien prévu, Accepté, Refusé, En négociation. Cela garantit la cohérence des données et facilite le tri. Sélectionnez la colonne, allez dans Données > Validation des données et entrez les critères.
Ajoutez une couleur de fond à chaque statut pour une visualisation rapide : vert pour Accepté, rouge pour Refusé, orange pour En attente
Insérer la date du jour automatiquement
Ajoutez une colonne 'Date d'ajout' qui enregistre automatiquement la date d'aujourd'hui quand un nouveau candidat est ajouté. Cette colonne aide à suivre l'ancienneté des dossiers et à identifier les candidats qui attendent depuis longtemps.
=TODAY()Utilisez Ctrl+; (point-virgule) pour insérer rapidement la date actuelle dans une cellule spécifique
Créer une colonne de jours en attente
Calculez le nombre de jours écoulés depuis l'ajout du candidat jusqu'à aujourd'hui. Cette métrique permet d'identifier les dossiers qui traînent et de prioriser le suivi. La formule soustrait la date d'ajout de la date actuelle.
=TODAY()-C2Formatez cette colonne en nombre entier pour plus de clarté. Les dossiers avec plus de 30 jours méritent une attention particulière
Ajouter un compteur de candidats par statut
Créez une zone de synthèse (en haut à droite du tableau) qui compte automatiquement le nombre de candidats pour chaque statut. Cela donne une vue d'ensemble rapide du pipeline de recrutement et aide à identifier les goulots d'étranglement.
=COUNTIF(E:E;"En attente")Répétez cette formule pour chaque statut : remplacez "En attente" par "Entretien prévu", "Accepté", "Refusé", etc.
Créer un indicateur de priorité avec IF
Ajoutez une colonne 'Priorité' qui affiche automatiquement 'URGENT' si un candidat est en attente depuis plus de 30 jours, 'NORMAL' s'il est entre 15 et 30 jours, et 'NOUVEAU' s'il est depuis moins de 15 jours. Cet indicateur aide à gérer les priorités quotidiennes.
=IF(D2>30;"URGENT";IF(D2>15;"NORMAL";"NOUVEAU"))Appliquez une mise en forme conditionnelle : rouge pour URGENT, orange pour NORMAL, vert pour NOUVEAU
Ajouter un suivi des entretiens prévus
Créez une colonne 'Date d'entretien' et une autre 'Rappel'. Utilisez une formule pour indiquer si un entretien est prévu aujourd'hui ou demain, afin que l'équipe puisse se préparer. Cette colonne améliore la gestion du temps et réduit les oublis.
=IF(B2=TODAY();"Aujourd'hui";IF(B2=TODAY()+1;"Demain";IF(B2<TODAY();"Passé";"Futur")))Filtrez sur cette colonne pour voir rapidement tous les entretiens du jour ou de la semaine
Créer un tableau de bord de performance
En bas du classeur, créez un petit tableau de bord affichant : nombre total de candidats, taux d'acceptation (acceptés/total), temps moyen de traitement, et nombre de candidats traités cette semaine. Ces KPI permettent de mesurer l'efficacité du recrutement.
=COUNTIF(E:E;"Accepté")/COUNTA(A:A)Utilisez des graphiques en camembert ou en barres pour visualiser ces données et les présenter aux managers
Ajouter des filtres et des segments
Appliquez des filtres automatiques à votre tableau (Données > Filtre automatique) pour pouvoir trier rapidement par poste, statut, responsable ou date. Cela permet à chaque chargé de recrutement de voir facilement ses propres candidats.
Utilisez les segments (Insérer > Segment) pour créer une interface visuelle de filtrage, idéale pour les présentations ou les réunions d'équipe
Protéger et partager le template
Protégez les colonnes de formule (dates automatiques, calculs) pour éviter les suppressions accidentelles. Ensuite, partagez le classeur avec votre équipe via OneDrive ou SharePoint pour une collaboration en temps réel. Chacun peut ajouter ses candidats et voir l'évolution globale.
Verrouillez les cellules de formule : sélectionnez-les, Format > Cellules > Onglet Protection, cochez 'Verrouillé', puis Outils > Protéger la feuille
Fonctionnalites du template
Suivi automatique de la charge de recrutement par poste
Calcule le nombre de candidats en cours de traitement par poste et identifie les goulots d'étranglement. Résout le problème de surcharge sur certains postes.
=COUNTIFS($B$2:$B$100,A2,$D$2:$D$100,"En cours")Alertes visuelles sur les délais de recrutement
Code couleur automatique (rouge/orange/vert) selon le temps écoulé depuis la candidature. Permet de prioriser les dossiers urgents et respecter les SLA.
Calcul du taux de progression par étape
Mesure automatiquement le pourcentage de candidats passant de chaque étape (candidature → entretien → offre → embauche). Identifie où les candidats abandonnent.
=COUNTIFS($C$2:$C$100,"Embauche")/COUNTIFS($C$2:$C$100,"Candidature")*100Planification des entretiens avec conflits détectés
Identifie les chevauchements d'horaires des recruteurs et propose des créneaux disponibles. Élimine les oublis de planification.
=COUNTIFS($E$2:$E$100,$E2,$F$2:$F$100,"="&$F2)>1Dashboard de métriques RH en temps réel
Affiche dynamiquement le nombre de postes ouverts, candidats en pipeline, taux de conversion et délai moyen de recrutement. Facilite les reportings mensuels.
=AVERAGEIF($C$2:$C$100,"Embauche",$G$2:$G$100)Filtrage multi-critères avec tableau croisé dynamique intégré
Permet de filtrer par poste, étape, recruteur, date. Aide à analyser rapidement les performances par équipe ou période.
Exemples concrets
Planification des entretiens d'embauche mensuels
Sophie, chargée de recrutement dans une PME de 150 salariés, doit organiser les entretiens pour 12 postes ouverts sur le mois de mars. Elle coordonne avec 5 responsables de département qui doivent être présents aux entretiens.
Postes: 3 développeurs, 2 commerciaux, 2 assistants RH, 1 chef de projet, 2 responsables qualité, 2 agents logistique. Calendrier: 24 candidats à interviewer. Disponibilités des managers: lundi-mercredi 14h-17h, jeudi 10h-12h, vendredi fermé.
Resultat : Un planning hebdomadaire avec: créneaux horaires des entretiens, candidats assignés, responsables présents, statut (confirmé/en attente), notes évaluateurs, et alertes pour les doublons ou absences de managers.
Suivi des campagnes de recrutement par poste et source
Marc, responsable recrutement dans une scale-up tech, gère 8 campagnes de recrutement en parallèle provenant de 4 sources (LinkedIn, job boards, recommandations, cabinet).
Campagne Développeur Python: 87 candidatures LinkedIn, 34 via Indeed, 12 recommandations. Campagne Product Manager: 56 LinkedIn, 8 Indeed, 5 recommandations. Taux d'entretien cible: 5%. Délai cible: 15 jours entre candidature et 1er entretien.
Resultat : Un tableau de bord avec: nombre de candidatures par source/poste, taux de conversion (candidature→entretien), délai moyen de traitement, coût par candidature, et identification des sources les plus efficaces pour optimiser le budget recrutement.
Gestion des phases de recrutement et timeline des candidats
Léa, chargée de recrutement dans un groupe bancaire, suit 45 candidats à différents stades (pré-sélection, entretien RH, entretien métier, assessment, offre, négociation). Elle doit respecter un processus strict de 6 semaines maximum.
Candidat A (Développeur): en pré-sélection depuis 3 jours. Candidat B (Analyste): en entretien métier depuis 7 jours. Candidat C (Manager): en phase assessment depuis 10 jours. Candidat D (Commercial): offre émise depuis 5 jours. Délai cible par phase: pré-sélection 5j, entretien RH 7j, entretien métier 7j, assessment 10j, offre 5j.
Resultat : Un planning détaillé avec: étape actuelle de chaque candidat, date d'entrée en phase, jours écoulés, alerte si dépassement du délai cible, prochaine action à mener, responsable assigné, et vue d'ensemble du pipeline (X candidats en phase 1, Y en phase 2, etc.).
Astuces de pro
Créer un tableau de suivi des candidats avec filtres dynamiques
Utilisez les Tableaux Excel (Ctrl+T) pour transformer votre planning en base de données filtrable. Cela permet de visualiser instantanément les candidats par statut (entretien, offre, embauché), par département ou par date d'arrivée. Les filtres se mettent à jour automatiquement quand vous ajoutez des lignes.
Sélectionnez vos données > Ctrl+T > Appliquez les filtres sur les colonnes clés (Statut, Poste, Date d'arrivée)Automatiser les alertes de délais avec mise en forme conditionnelle
Identifiez visuellement les candidats dont le délai de réponse approche (ex: offre en attente depuis 7 jours). Utilisez la mise en forme conditionnelle pour colorer les lignes automatiquement. Cela vous aide à prioriser les relances sans consulter manuellement chaque ligne.
=AUJOURD'HUI()-[DateOffre]>7Consolider les données de plusieurs équipes avec un tableau croisé dynamique
Si vous gérez plusieurs recruteurs ou sites, créez un TCD pour visualiser les métriques agrégées (nombre de candidats par poste, taux de conversion, délai moyen). Cela prend 2 minutes à mettre à jour et remplace 10 rapports manuels.
Insérer > Tableau croisé dynamique > Lignes: Poste, Colonnes: Statut, Valeurs: Nombre de candidatsSynchroniser les dates d'arrivée avec un calendrier partagé via formules
Utilisez une formule pour générer automatiquement une liste des embauches du mois à venir. Exportez-la vers Outlook ou Google Calendar. Cela élimine les oublis d'onboarding et synchronise votre planning avec les RH.
=SI(ET(MOIS([DateArrivée])=MOIS(AUJOURD'HUI());[Statut]="Embauché");[NomCandidat]&" - "&[DateArrivée];"")