Suivi des candidatures dans Excel : étape et relance
Le suivi des candidatures dans Excel, pour un chargé de recrutement, c'est une ligne par candidature. Les colonnes qui empêchent un dossier de s'endormir sont le poste, l'étape, la date du dernier échange et la prochaine action. Le nombre de jours dans l'étape, c'est aujourd'hui moins cette date. DATEDIF ou une soustraction suffit. NB.SI.ENS compte les candidatures par poste et par étape, pour voir quel recrutement reste bloqué en entretien. Une liste déroulante sur l'étape garde les mêmes mots. Si les mots divergent, le décompte est faux. Cette feuille est la liste de travail de la personne qui fait avancer les candidats d'une étape à l'autre. Ce n'est pas un fichier d'effectifs, et elle ne note pas des critères que vous n'avez pas saisis. Les étapes plus bas posent les colonnes, les jours depuis la candidature, le repère de relance et le décompte par poste. Elyx peut construire ce tableau à partir de la liste que vous collez. Vous décidez toujours de la prochaine action. L'essai dure 7 jours, sans carte. Quand un signal semble faux, regardez la cellule avant la formule. Triez la colonne que la formule lit et cherchez les vides et les mots qui ne sont pas dans la liste déroulante. Un vide est invisible pour NB.SI et NB.SI.ENS. Une date stockée en texte ne se compare pas à une vraie date, donc un retard ou un nombre de jours reste vide. Corrigez la cellule, puis relisez le signal. Laissez les lignes terminées sur la feuille. Ce sont elles qui servent de base quand vous comptez une période. Les effacer pour « faire propre » retire cette base. Filtrez-les hors de la vue. Si vous ouvrez un nouveau mois, copiez la feuille et nommez l'ancienne avec le mois. Les formules ne changent pas. Avant d'envoyer le total, lisez trois lignes face à la source que vous avez saisie. Si ces trois lignes tombent juste, le total est celui de cette feuille. Choisissez les lignes vous-même. Une formule juste sur la ligne que vous avez déjà calculée à la main est celle qu'on recopie. Écrivez l'unité dans l'en-tête : jours, heures ou pièces. Un nombre sans unité sera divisé plus tard par la mauvaise base. Si deux personnes tiennent la feuille, la liste déroulante est l'accord sur les mots. Changez la liste à un seul endroit, pas les cellules une par une. Gardez la colonne source à côté de la colonne formule, pour que le contrôle ne demande pas d'ouvrir un autre fichier.
Le probleme
Les candidatures sont dans une boîte mail, dans un export de la semaine dernière, et dans les notes d'un manager. La question à laquelle vous ne répondez pas vite, c'est quels dossiers n'ont pas bougé, et quel poste a trop de monde à la même étape. Une ligne par candidature, une liste d'étapes, et une date de dernier échange transforment cette question en formule. La feuille n'envoie pas le message. Elle montre la ligne qui en a besoin.
Les benefices
Une ligne par candidature, avec le poste, la source, l'étape, le dernier échange et la prochaine action dans des colonnes séparées.
Les jours depuis le dernier échange, c'est aujourd'hui moins cette date, donc un dossier silencieux se voit sans relire les notes.
NB.SI.ENS compte les candidatures par poste et par étape à partir des mots de la liste.
Un repère de relance marque les lignes dont le dernier échange est plus ancien que le nombre de jours que vous avez choisi.
La même personne sur deux postes, ce sont deux lignes. Le décompte reste juste parce que le poste est sur la ligne.
Tutoriel pas a pas
Créer la structure du tableau
Ouvrez un nouveau classeur Excel et créez les en-têtes des colonnes principales pour organiser le suivi des candidatures. Ces colonnes formeront la base de votre système de suivi et permettront de centraliser toutes les informations essentielles du processus de recrutement.
Utilisez Ctrl+T pour convertir votre plage en tableau structuré, ce qui facilitera l'ajout de formules et le tri des données
Définir les colonnes essentielles
Insérez les colonnes suivantes dans la première ligne : ID Candidat, Nom Prénom, Poste Visé, Date de Candidature, Source (LinkedIn, Email, Jobboard), Statut, Étape du Processus, Date Dernier Contact, Jours depuis Candidature, Notes. Chaque colonne représente une information cruciale pour suivre efficacement votre pipeline de recrutement.
Figez la première ligne (Affichage > Figer les volets) pour garder les en-têtes visibles lors du défilement
Ajouter des données d'exemple réalistes
Remplissez le tableau avec 5-10 candidatures fictives mais réalistes pour tester vos formules. Incluez des données variées : différents postes, dates de candidature échelonnées, statuts différents (En attente, Entretien prévu, Refusé, Accepté) et sources variées.
Utilisez des dates réelles (ex: 15/01/2024, 22/01/2024) pour que vos calculs de délai soient pertinents
Créer la colonne 'Jours depuis Candidature'
Insérez une formule pour calculer automatiquement le nombre de jours écoulés entre la date de candidature et aujourd'hui. Cela permet d'identifier rapidement les candidatures en attente depuis longtemps et de relancer les candidats prioritaires.
=DATEDIF(D2;AUJOURD'HUI();"J")Cette formule fonctionne avec DATEDIF qui compte les jours entre deux dates. Appliquez-la à toute la colonne avec Ctrl+D après sélection
Ajouter des listes déroulantes pour le Statut
Créez des listes déroulantes dans la colonne 'Statut' pour standardiser les entrées et éviter les erreurs de saisie. Cela garantit une cohérence dans le suivi et facilite les analyses ultérieures.
Sélectionnez la colonne Statut, allez à Données > Validation des données, choisissez 'Liste' et entrez : En attente;Entretien prévu;Refusé;Accepté;En attente de réponse
Créer un résumé avec COUNTIF
Ajoutez une section résumé en bas du tableau pour compter automatiquement le nombre de candidatures par statut. Cela donne une vue d'ensemble instantanée de votre pipeline de recrutement.
=COUNTIF(G:G;"En attente") / =COUNTIF(G:G;"Entretien prévu") / =COUNTIF(G:G;"Accepté")Créez des cellules avec les libellés 'En attente:', 'Entretien prévu:', etc., puis utilisez COUNTIF pour compter les occurrences dans la colonne G
Ajouter une colonne de suivi 'Priorité' avec IF
Créez une colonne 'Priorité' qui attribue automatiquement un niveau de priorité selon le statut et le nombre de jours écoulés. Les candidatures en entretien depuis plus de 7 jours deviennent prioritaires pour relance.
=IF(AND(G2="Entretien prévu";I2>7);"URGENT";IF(G2="Accepté";"FERMÉE";IF(I2>14;"HAUTE";"NORMALE")))Utilisez la mise en forme conditionnelle pour colorer les cellules : Rouge pour URGENT, Orange pour HAUTE, Vert pour FERMÉE
Mettre en place la mise en forme conditionnelle
Appliquez une mise en forme conditionnelle pour visualiser rapidement l'état de chaque candidature. Les couleurs permettent d'identifier en un coup d'œil les candidatures urgentes ou les étapes critiques du processus.
Allez à Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle, puis utilisez les formules : =I2>14 (rouge), =G2="Accepté" (vert), =I2>7 (orange)
Créer un tableau croisé dynamique pour l'analyse
Insérez un tableau croisé dynamique pour analyser vos données par source de recrutement, poste visé ou statut. Cela permet de mesurer l'efficacité de chaque canal de recrutement et d'optimiser votre stratégie.
Sélectionnez votre tableau, allez à Insertion > Tableau croisé dynamique, placez-le dans une nouvelle feuille et configurez : Lignes = Poste Visé, Colonnes = Statut, Valeurs = Nombre de candidats
Protéger et partager le classeur
Protégez les colonnes de formules pour éviter les modifications accidentelles, puis sauvegardez le classeur comme classeur réutilisable. Vous pouvez ensuite le dupliquer pour chaque nouvelle campagne de recrutement.
Allez à Révision > Protéger la feuille, sélectionnez les options (protéger les formules, autoriser le tri/filtrage), puis sauvegardez en .xlsx dans un dossier classeurs
Fonctionnalites du template
Suivi automatique du statut des candidatures
Les candidatures sont automatiquement classées par étape (reçu, présélectionné, entretien, offre, embauché, refusé). Un tableau de bord affiche le nombre de candidats par statut en temps réel.
=COUNTIF(C:C,"Entretien")Alerte délai de réponse dépassé
Mise en forme conditionnelle qui signale en rouge les candidatures en attente depuis plus de 7 jours, permettant au recruteur de relancer rapidement.
=SI(ET(C2="En attente",AUJOURD'HUI()-B2>7),"Relancer","")Calcul du taux de conversion par étape
Mesure automatiquement le pourcentage de candidats qui progressent à chaque étape du processus (ex: % de présélectionnés parmi les reçus).
=COUNTIF(C:C,"Présélectionné")/COUNTIF(C:C,"Reçu")*100Filtrage multi-critères avec segments
Permet de filtrer rapidement par département, type de contrat, niveau d'expérience ou source de candidature pour analyser les performances par canal.
Génération automatique de la date d'entrée en poste
Calcule automatiquement la date d'entrée (30 jours après signature) et met à jour le statut administratif des candidats embauchés.
=SI(C2="Embauché",EDATE(AUJOURD'HUI(),1),"")Tableau synthétique avec KPIs
Un onglet dédié affiche les métriques clés : nombre de postes à pourvoir, délai moyen de traitement, taux de conversion global et sourcing par canal.
=MOYENNE(SI(C2:C100="Embauché",B2:B100-A2:A100))Exemples concrets
Suivi d'une campagne de recrutement pour 5 postes IT
Thomas, Chargé de Recrutement dans une ESN, lance une campagne pour pourvoir 5 postes (2 Développeurs Python, 2 Testeurs QA, 1 DevOps). Il doit suivre les candidatures par source, étape du processus et délai de traitement.
Semaine 1: 23 candidatures (LinkedIn: 12, Indeed: 8, Referral: 3) | Semaine 2: 18 candidatures | Semaine 3: 15 candidatures. Étapes: Candidature reçue → Présélection → Entretien RH → Entretien technique → Offre. Délais moyens: 2j (présélection), 5j (RH), 7j (technique).
Resultat : Un tableau affichant: (1) Nombre de candidatures par source et par poste, (2) Taux de conversion par étape (ex: 45% des candidatures passent la présélection), (3) Durée moyenne de traitement par étape, (4) Prévision de pourvoi (ex: 3 offres acceptées en 30j si taux actuel maintenu), (5) Alerte si délai > 10j pour une candidature
Gestion d'un vivier de candidats pour recrutements futurs
Isabelle, Responsable Recrutement dans un groupe industriel, constitue un vivier de profils qualifiés (Ingénieurs, Techniciens) pour anticiper les départs et besoins saisonniers. Elle doit maintenir le contact et évaluer la disponibilité.
100 profils en vivier: 35 Ingénieurs Mécanique (disponibilité: 20 immédiate, 15 en 3 mois), 40 Techniciens (25 immédiate, 15 en 6 mois), 25 Ingénieurs Électrique (tous en 3-6 mois). Derniers contacts: 45 profils contactés il y a < 1 mois, 35 entre 1-3 mois, 20 > 3 mois.
Resultat : Un tableau de bord affichant: (1) Composition du vivier par métier et disponibilité, (2) Indicateur 'Vivier actif' (profils contactés < 1 mois), (3) Liste des profils à relancer (> 3 mois sans contact), (4) Graphique d'évolution du vivier (gains/pertes mensuels), (5) Prévision de couverture ('Besoin de 8 Ingénieurs Mécanique → vivier couvre 60% immédiat')
Analyse de coût et ROI de recrutement par canal
Jean-Pierre, Manager Recrutement dans un groupe de distribution, doit optimiser son budget recrutement (100k€/an) en évaluant l'efficacité de chaque canal (agences, job boards, LinkedIn Recruiter, salons, referral).
Agences: 8 embauches pour 28k€ (coût/embauche: 3500€, délai moy: 35j) | LinkedIn Recruiter: 12 embauches pour 18k€ (1500€/embauche, 22j) | Indeed: 6 embauches pour 12k€ (2000€/embauche, 28j) | Referral: 5 embauches pour 2k€ (400€/embauche, 15j) | Salons: 2 embauches pour 8k€ (4000€/embauche, 45j). Coût turnover: 15k€/départ.
Resultat : Un rapport affichant: (1) Coût par embauche et délai moyen par canal (classement: Referral < LinkedIn < Indeed < Agences < Salons), (2) ROI par canal sur 2 ans (ex: Referral = +8k€ si 50% rétention, Agences = -2k€), (3) Recommandation budgétaire (ex: augmenter Referral +5k€, réduire Agences -8k€), (4) Graphique tendance (efficacité sur 6 mois), (5) Alerte si coût/embauche > 3000€
Astuces de pro
Créer des filtres intelligents avec les segments (Slicers)
Utilisez les segments pour filtrer instantanément par statut, source de recrutement ou date d'entretien. Cela vous permet de visualiser rapidement les candidats à relancer, les étapes bloquées ou les meilleurs canaux de recrutement. Raccourci : Insérer > Segment après avoir sélectionné votre tableau de données.
Automatiser les alertes de suivi avec mise en forme conditionnelle
Appliquez une mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence automatiquement les candidatures dépassant 30 jours sans action ou les entretiens prévus dans les 7 prochains jours. Cela centralise votre attention sur les priorités sans consulter plusieurs colonnes. Format > Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle.
=AUJOURD'HUI()-A2>30Créer un tableau de bord de synthèse avec COUNTIFS et SUMPRODUCT
Construisez une zone de KPIs en haut de votre suivi pour visualiser le nombre de candidats par étape, le taux de conversion ou le temps moyen de traitement. Cela offre une vue d'ensemble instantanée et facilite le reporting managérial sans manipulation supplémentaire.
=COUNTIFS(Statut;"Entretien validé";Date_Entretien;">"&AUJOURD'HUI())Utiliser les noms de plages et les listes déroulantes pour la cohérence
Créez des listes déroulantes basées sur des plages nommées (Statut, Source, Poste) pour garantir une saisie homogène et éviter les typos qui cassent vos filtres. Cela améliore la qualité des données et la fiabilité de vos analyses. Gestionnaire de noms : Formules > Gestionnaire de noms.