Template Excel pour suivre la trésorerie d'un restaurant
# Suivi de Trésorerie Restaurant : Maîtrisez Vos Flux Financiers La trésorerie est le cœur battant de votre restaurant. Entre les achats de matières premières, les salaires de votre équipe, les charges fixes et les encaissements variables, gérer les flux d'argent devient vite complexe. Sans visibilité claire sur votre trésorerie, vous risquez des découverts inattendus ou des décisions d'investissement mal timing. Un suivi rigoureux de trésorerie vous permet de : - **Anticiper vos besoins de liquidités** et éviter les mauvaises surprises - **Identifier les périodes creuses** et ajuster votre gestion en conséquence - **Optimiser vos délais de paiement** fournisseurs et clients - **Prendre des décisions éclairées** sur les investissements ou les recrutements Trop souvent, les restaurateurs jonglent entre plusieurs outils ou, pire, utilisent des carnets papier. Résultat : des données incohérentes et une perte de temps précieux. Ce guide vous propose une approche structurée avec un **template Excel gratuit et prêt à l'emploi**. Vous pourrez enfin visualiser votre trésorerie en temps réel, anticiper vos flux et piloter votre restaurant en toute confiance.
Le probleme
# La Trésorerie du Restaurateur : Un Équilibre Fragile Le restaurateur jongle quotidiennement avec des flux financiers imprévisibles. Ses revenus fluctuent selon la saison, les jours de la semaine, les événements. Parallèlement, les dépenses arrivent en rafales : fournisseurs alimentaires, charges fixes, salaires, taxes. La vraie frustration ? Impossibilité de savoir précisément sa position de trésorerie. Les encaissements clients (espèces, cartes) et les décaissements (fournisseurs, loyer, cotisations) s'entrelacent sans visibilité claire. Résultat : risque de découvert surprise, incapacité à anticiper les investissements, stress constant. Ajouter à cela les délais de paiement fournisseurs, les dépôts bancaires irréguliers, et vous obtenez une gestion chaotique. Le restaurateur manque d'un tableau de bord simple pour prévoir ses besoins de liquidités et piloter son activité sereinement.
Les benefices
Gagnez 3-4 heures par semaine en centralisant vos mouvements de caisse, tickets de carte bancaire et factures fournisseurs dans un seul tableau de bord au lieu de consulter plusieurs relevés.
Réduisez les erreurs de rapprochement bancaire de 90% en utilisant des formules de matching automatique entre vos encaissements et votre compte en banque.
Anticipez vos tensions de trésorerie 2-3 semaines à l'avance grâce à une projection des flux basée sur vos cycles de paiement fournisseurs et vos saisonnalités de chiffre d'affaires.
Économisez 500-1000€/mois en identifiant rapidement les écarts anormaux entre vos ventes déclarées et vos encaissements réels (pertes, oublis de facturation).
Libérez du temps managérial pour vous concentrer sur la qualité et la rentabilité de votre établissement plutôt que sur des tâches administratives répétitives.
Tutoriel pas a pas
Créer la structure du tableau de base
Créez un nouveau classeur Excel et définissez les colonnes principales pour suivre vos flux de trésorerie quotidiens. Vous aurez besoin de colonnes pour la date, le type de transaction, la description, les entrées (recettes) et les sorties (dépenses).
Nommez votre feuille 'Suivi Quotidien' et utilisez Ctrl+T pour convertir votre plage en tableau structuré, ce qui facilitera l'ajout de données ultérieures.
Ajouter les en-têtes de colonnes
Dans la première ligne, créez les en-têtes suivants : Date (A), Type (B), Description (C), Entrées (D), Sorties (E), Solde (F). Ces colonnes vous permettront de catégoriser vos transactions et de suivre votre position de trésorerie en temps réel.
Formatez les en-têtes en gras et appliquez une couleur de fond (bleu clair) pour améliorer la lisibilité et créer une distinction visuelle claire.
Remplir les données d'exemple réalistes
Entrez des données représentatives d'un restaurant : recettes de ventes (déjeuner/dîner), paiements fournisseurs, salaires, loyer, charges. Par exemple : 15/01/2024 | Ventes | Recette déjeuner | 1200 | 0 ou 15/01/2024 | Fournisseur | Livraison viande | 0 | 350.
Utilisez au moins 2 semaines de données pour tester vos formules et voir des tendances significatives. Incluez différents types de transactions (ventes, fournisseurs, services, personnel).
Créer la formule de solde cumulé
Dans la colonne F (Solde), créez une formule qui calcule le solde courant en fonction des entrées et sorties précédentes. La première ligne de solde sera égale aux entrées moins les sorties, puis chaque ligne suivante ajoutera le solde précédent au nouveau mouvement.
=SI(LIGNE()=2;D2-E2;F1+D2-E2)Copiez cette formule vers le bas pour tous les jours. Elle crée automatiquement un suivi cumulatif de votre trésorerie disponible jour après jour.
Ajouter un tableau de synthèse par type
Créez une nouvelle section sous votre tableau principal pour synthétiser les totaux par type de transaction. Cela vous permettra de voir rapidement combien vous avez reçu de ventes, dépensé chez les fournisseurs, payé en salaires, etc.
=SOMME.SI($B$2:$B$100;"Ventes";$D$2:$D$100)Utilisez SOMME.SI pour chaque type de transaction (Ventes, Fournisseur, Salaires, Loyer, Charges). Cela crée un tableau de bord instantané de vos catégories principales.
Calculer le total des entrées et sorties
Ajoutez des lignes de totaux pour les colonnes Entrées et Sorties. Utilisez la fonction SOMME pour additionner toutes les valeurs de chaque colonne. Cela vous donne une vision claire de vos flux de trésorerie globaux.
=SOMME(D2:D100) pour les entrées et =SOMME(E2:E100) pour les sortiesFormatez ces totaux en gras avec une couleur de fond différente. Placez-les juste après votre dernière ligne de données pour une visibilité maximale.
Créer un indicateur de solde critique
Ajoutez une cellule qui affiche un avertissement si votre solde tombe en dessous d'un seuil critique (par exemple, 5000€ pour un restaurant). Cela vous aide à identifier rapidement les périodes où votre trésorerie est tendue.
=SI(F100<5000;"ALERTE TRÉSORERIE FAIBLE";"Trésorerie OK")Utilisez la mise en forme conditionnelle pour colorer cette cellule en rouge si l'alerte est active. Référencez la dernière ligne de solde pour toujours afficher le statut courant.
Ajouter une colonne de catégories avec validation
Modifiez la colonne Type (B) pour utiliser une liste déroulante avec les catégories prédéfinies : Ventes, Fournisseur, Salaires, Loyer, Charges, Autre. Cela garantit la cohérence des données et facilite l'utilisation des formules SOMME.SI.
Sélectionnez la colonne B, allez à Données > Validation > Liste, et entrez : Ventes,Fournisseur,Salaires,Loyer,Charges,Autre. Cela force l'utilisation de catégories standardisées.
Créer un graphique de tendance
Insérez un graphique en courbe montrant l'évolution de votre solde au fil du temps. Sélectionnez les colonnes Date et Solde, puis insérez un graphique XY pour visualiser vos tendances de trésorerie sur la période.
Formatez le graphique avec des axes clairs et une légende. Un graphique permet de détecter rapidement les chutes soudaines ou les tendances positives de votre trésorerie.
Mettre en forme et protéger le template
Appliquez une mise en forme professionnelle : bordures, couleurs, polices cohérentes. Puis protégez les cellules contenant les formules pour éviter les modifications accidentelles tout en laissant les utilisateurs saisir des données dans les colonnes appropriées.
Verrouillez les formules via Format > Cellules > Onglet Protection, puis Outils > Protéger la feuille. Laissez déverrouillées les colonnes Date, Type, Description, Entrées et Sorties pour la saisie de données.
Fonctionnalites du template
Suivi quotidien des encaissements par mode de paiement
Enregistre automatiquement les ventes en espèces, carte bancaire et chèques pour identifier rapidement les anomalies de caisse et faciliter le rapprochement bancaire
=SOMME(SI(B2:B100="Espèces",C2:C100,0))Alerte automatique sur trésorerie insuffisante
Met en évidence en rouge les jours où le solde de trésorerie tombe sous un seuil critique défini (ex: 2000€), permettant d'anticiper les problèmes de liquidités
Projection de trésorerie sur 30 jours
Calcule automatiquement le solde prévisionnel en intégrant les dépenses fixes (loyer, salaires) et les recettes moyennes, pour une gestion prévisionnelle
=B2+(MOYENNE(C2:C31)-SOMME(D2:D31))*30Tableau de bord des ratios de rentabilité
Affiche en temps réel le taux de marge, le ratio charges/CA et le délai de rotation des stocks pour évaluer la santé financière du restaurant
=(B2-C2)/B2*100Historique des écarts encaissement vs prévisions
Compare automatiquement les ventes réelles aux objectifs journaliers pour identifier les tendances et ajuster les stratégies commerciales
=((B2-B1)/B1)*100Synthèse mensuelle avec export automatique
Génère un résumé consolidé des flux (entrées/sorties) et du résultat mensuel, exportable en PDF pour le comptable ou le banquier
=SOMMEPROD((MOIS(A2:A100)=MOIS(AUJOURD'HUI()))*(C2:C100))Exemples concrets
Suivi de trésorerie hebdomadaire d'un restaurant
Pierre gère un restaurant traditionnel avec 50 couverts en moyenne. Il doit suivre ses entrées et sorties d'argent chaque semaine pour anticiper ses besoins de financement et éviter les découverts bancaires.
Semaine 1: Recettes (ventes comptoir 3200€, terrasse 2100€, livraison 890€) | Dépenses (fournisseurs 2500€, salaires 1800€, loyer 400€, charges 300€)
Resultat : Un tableau avec solde initial, total des recettes par canal (comptoir/terrasse/livraison), total des dépenses par catégorie (achats/RH/immobilier), solde final et trésorerie prévisionnelle pour les 4 semaines suivantes
Gestion de la trésorerie saisonnière (périodes creuses vs hautes)
Laurent dirige un restaurant en zone touristique. L'activité varie fortement entre l'été (haute saison) et l'hiver (basse saison). Il doit constituer des réserves en haute saison pour couvrir les déficits hivernaux.
Juillet: recettes 28000€, dépenses 18000€ | Août: recettes 31000€, dépenses 19000€ | Décembre: recettes 12000€, dépenses 16000€ | Janvier: recettes 9500€, dépenses 15500€
Resultat : Un graphique montrant l'évolution mensuelle de la trésorerie, la constitution d'une réserve de sécurité (cushion) durant les mois forts, et l'anticipation des mois déficitaires avec un plan d'ajustement des dépenses variables
Suivi des délais de paiement clients et fournisseurs
Isabelle gère un restaurant avec des clients professionnels (entreprises, événementiel) payant à 30-60 jours. Elle doit synchroniser ses encaissements avec ses paiements fournisseurs pour éviter les décalages de trésorerie.
Facture client 1: 3500€ émise le 15/01, payée le 15/02 | Facture fournisseur: 2200€ due le 10/02 | Facture client 2: 2800€ émise le 20/01, payée le 20/02
Resultat : Un tableau avec calendrier des encaissements attendus vs décaissements obligatoires, identification des périodes de tension (décalage négatif), et recommandations d'ajustement (négociation délais fournisseurs, relance clients, crédit court terme)
Astuces de pro
Automatiser la réconciliation caisse avec les ventes du jour
Créez une formule qui compare automatiquement votre caisse physique avec les ventes enregistrées (tickets, cartes, chèques). Utilisez SOMME.SI pour totaliser par mode de paiement et flaggez les écarts > 5€ en rouge avec la mise en forme conditionnelle. Gagnez 15-20 min par jour et détectez les erreurs immédiatement.
=SI(ABS(Caisse_Physique-SOMME.SI(Paiements,"Espèces",Montants))>5,"ÉCART DÉTECTÉ","OK")Créer un tableau de bord de trésorerie en temps réel avec actualisation dynamique
Utilisez les Tableaux (Ctrl+T) pour vos données brutes, puis créez des graphiques croisés dynamiques qui se mettent à jour automatiquement. Ajoutez des sliceurs (filtres interactifs) pour visualiser la trésorerie par semaine, par type de dépense (cuisine, personnel, fournisseurs). Raccourci : Insérer > Graphique croisé dynamique.
=SOMME(Tableau[Montant]) avec Tableau défini comme plage dynamiquePrévoir les flux de trésorerie avec la méthode des jours de vente
Calculez automatiquement votre besoin en fonds de roulement en multipliant vos dépenses quotidiennes par le nombre de jours avant encaissement (fournisseurs, loyer, salaires). Mettez à jour mensuellement pour anticiper les creux de trésorerie. Cela vous évite les découverts inattendus.
=(SOMME(Dépenses_Mensuelles)/30)*(Jours_Crédit_Fournisseurs+Jours_Salaires)Alertes intelligentes sur les dépenses anormales
Configurez une validation avec liste déroulante pour les catégories de dépenses, puis ajoutez une colonne de % par rapport à la moyenne mobile sur 12 semaines. Mettez en surbrillance les écarts > 20% pour identifier rapidement une dépense anormale (fournisseur, réparation urgente). Utilisez Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle.
=(Dépense_Semaine-MOYENNE(Dépenses_12_Semaines_Précédentes))/MOYENNE(Dépenses_12_Semaines_Précédentes)>0,2