Maîtriser le suivi des candidatures : Template Excel pour responsables RH
# Suivi des Candidatures Recrutement : Maîtrisez Votre Pipeline Le recrutement est l'une de vos responsabilités les plus critiques. Chaque jour, vous gérez plusieurs offres d'emploi, des dizaines de candidatures, et des étapes de sélection complexes. Sans une organisation rigoureuse, il est facile de perdre de vue un profil prometteur, de manquer une relance importante ou de laisser traîner un dossier en attente. Un suivi efficace des candidatures vous permet de : - **Visualiser en temps réel** l'état d'avancement de chaque candidat dans votre pipeline - **Ne rien oublier** grâce à des relances automatisées et des alertes - **Prendre des décisions éclairées** en centralisant tous les éléments (CV, notes d'entretien, scores) - **Améliorer votre taux de conversion** en identifiant les goulots d'étranglement du processus - **Gagner du temps** en automatisant les tâches administratives répétitives Cette page vous propose une solution pratique et gratuite : un **template Excel complet et clé en main** pour structurer votre pipeline de recrutement. Découvrez comment Excel peut transformer votre gestion des candidatures en un processus fluide et transparent.
Le probleme
# Le Cauchemar du Suivi des Candidatures en RH Chaque jour, votre boîte mail explose avec des candidatures. Entre les CV reçus par email, ceux postés sur le site carrière, LinkedIn et les recommandations, vous perdez du temps à jongler entre plusieurs outils. Impossible de savoir qui vous avez contacté et quand. Certains candidats attendent depuis 3 semaines une réponse, d'autres se perdent dans les méandres de vos dossiers. Vous envoyez des relances en double, oubliez des entretiens prévus, et les managers vous demandent l'avancement de leurs recrutements sans que vous ayez une vision claire. Les spreadsheets se multiplient, les données se dupliquent, et vous passez plus de temps à organiser l'information qu'à vraiment évaluer les talents. Résultat : frustration, inefficacité et candidats découragés par votre manque de suivi.
Les benefices
Gagnez 3-4 heures par semaine en centralisant tous les candidats dans un tableau unique au lieu de jongler entre emails et outils dispersés. Automatisez le tri par statut, poste et date de candidature avec des filtres et des formules.
Réduisez les oublis de relance de 80% en utilisant des formules de date (AUJOURD'HUI, DATEDIF) pour identifier automatiquement les candidats à relancer après 7 ou 14 jours. Créez des alertes visuelles avec la mise en forme conditionnelle.
Éliminez les doublons et les erreurs de saisie en mettant en place des règles de validation Excel (listes déroulantes, unicité des emails). Assurez-vous que chaque candidat n'est traité qu'une seule fois.
Mesurez votre performance de recrutement en temps réel avec des tableaux croisés dynamiques : taux de conversion par source, durée moyenne de traitement, coût par embauche. Prenez des décisions data-driven sur vos canaux de recrutement.
Partagez facilement le suivi avec votre équipe via un fichier Excel sécurisé avec des droits d'accès granulaires. Synchronisez les mises à jour en temps réel et gardez une traçabilité complète des actions RH.
Tutoriel pas a pas
Créer la structure du tableau
Créez un nouveau classeur Excel et définissez les colonnes principales pour organiser le suivi des candidatures. Les colonnes essentielles permettront de centraliser toutes les informations relatives aux candidats et à l'évolution de leurs dossiers.
Utilisez Ctrl+T pour convertir votre plage en tableau structuré, ce qui facilitera l'ajout de formules et les mises à jour automatiques
Définir les colonnes obligatoires
Insérez les en-têtes suivants : ID Candidat, Nom, Prénom, Poste, Date de candidature, Statut, Étape du processus, Date d'entretien, Notes RH, Décision finale. Ces colonnes couvrent le cycle complet du recrutement.
Formatez les en-têtes en gras et avec une couleur de fond pour améliorer la lisibilité et créer une distinction visuelle
Ajouter les données d'exemple
Remplissez le tableau avec des données réalistes : 5-10 candidats avec différents statuts (En attente, Entretien, Refusé, Accepté). Cela vous permettra de tester les formules et de visualiser le fonctionnement du template.
Utilisez des dates réalistes (derniers mois) pour que les calculs de durée soient significatifs et représentatifs
Créer une colonne 'Jours depuis candidature'
Insérez une colonne qui calcule automatiquement le nombre de jours écoulés depuis la date de candidature. Cet indicateur aide le RH à identifier les dossiers en attente depuis longtemps et à relancer les candidats.
=DATEDIF(E2;AUJOURD'HUI();"J")Appliquez cette formule à toutes les lignes en double-cliquant sur la poignée de recopie. Les dossiers anciens apparaîtront avec des chiffres élevés
Ajouter un compteur par statut
Créez une zone de synthèse (à droite ou en bas du tableau) qui compte automatiquement le nombre de candidatures par statut. Cela offre une vue d'ensemble rapide de la répartition des candidats.
=COUNTIF(F:F;"En attente")Créez une formule pour chaque statut : En attente, Entretien, Refusé, Accepté. Vous pouvez aussi utiliser des références de cellules pour plus de flexibilité
Implémenter des validations de données
Appliquez une liste déroulante aux colonnes 'Statut' et 'Étape du processus' pour garantir la cohérence des données et éviter les erreurs de saisie. Cela standardise le processus de suivi.
Allez dans Données > Validation, sélectionnez 'Liste' et entrez les valeurs séparées par des points-virgules : En attente;Entretien;Refusé;Accepté
Créer une colonne de statut automatisé
Insérez une formule conditionnelle qui met à jour automatiquement le statut en fonction de la présence d'une date d'entretien ou d'une décision. Cela réduit les erreurs manuelles et maintient les données à jour.
=IF(F2="Accepté";"FERMÉ";IF(H2="";"EN ATTENTE";"EN COURS"))Cette formule peut être affinée selon votre processus RH. Adaptez les conditions pour refléter votre logique métier spécifique
Ajouter une mise en forme conditionnelle
Appliquez des couleurs automatiques aux lignes selon le statut ou l'ancienneté de la candidature. Cela permet au RH d'identifier rapidement les candidats à relancer ou les dossiers critiques.
Utilisez Accueil > Mise en forme conditionnelle > Règles de mise en évidence des cellules pour colorer les statuts ou les dossiers de plus de 30 jours
Créer un tableau de bord RH
Construisez une feuille de synthèse avec des indicateurs clés : nombre total de candidatures, taux de conversion (acceptés/total), durée moyenne de traitement, candidats en attente depuis plus de 15 jours. Cela facilite le pilotage du recrutement.
=COUNTIFS(F:F;"Accepté")/COUNTA(A:A)-1Utilisez des graphiques (camembert ou histogramme) pour visualiser la répartition des candidatures par statut et communiquer les métriques aux parties prenantes
Protéger et finaliser le template
Verrouillez les en-têtes et les formules pour éviter les modifications accidentelles, tout en laissant les zones de saisie accessibles. Enregistrez le fichier comme modèle pour le réutiliser pour chaque campagne de recrutement.
Allez dans Révision > Protéger la feuille, sélectionnez les cellules modifiables avant de protéger, et sauvegardez en tant que .xltx (modèle Excel) pour une réutilisation facile
Fonctionnalites du template
Suivi du statut des candidatures avec code couleur
Visualisation instantanée de l'état de chaque candidature (En attente, Entretien, Refusé, Accepté) avec mise en forme conditionnelle pour identifier rapidement les actions prioritaires
=SI(E2="Accepté","Vert",SI(E2="Entretien","Orange",SI(E2="Refusé","Rouge","Gris")))Calcul automatique du délai de traitement
Mesure le nombre de jours entre la réception et la décision finale pour optimiser le cycle de recrutement et respecter les délais de réponse
=SI(F2="",AUJOURD'HUI()-A2,F2-A2)Tableau de bord avec compteurs par statut
Affiche en temps réel le nombre de candidatures par étape (En attente, En cours d'entretien, Refusées, Acceptées) pour un pilotage global du pipeline
=COUNTIF($E$2:$E$500,"Accepté")Filtrage automatique par poste et période
Permet de segmenter rapidement les candidatures par département, poste, ou plage de dates pour analyser les performances de recrutement par fonction
Alerte automatique pour candidatures en attente
Identifie les dossiers sans retour depuis plus de X jours pour relancer les candidats ou les rejeter rapidement et maintenir une bonne expérience candidat
=SI(AUJOURD'HUI()-A2>14,"À relancer","En cours")Historique des entretiens avec notes et évaluations
Centralise les dates d'entretien, les intervieweurs, les notes et scores pour tracer la décision et justifier les choix auprès de la direction
=CONCATENER(C2," - ",D2," - Note: ",G2,"/10")Exemples concrets
Suivi de campagne de recrutement pour un poste critique
Sophie, Responsable RH chez un groupe bancaire, doit recruter 3 Développeurs Senior en 2 mois. Elle utilise le template pour centraliser toutes les candidatures, suivre les étapes et identifier les goulots d'étranglement.
Candidat 1: Jean D. - Reçu 15/01 - Entretien RH 22/01 - En attente test technique | Candidat 2: Marie L. - Reçu 18/01 - Test technique réussi 25/01 - Entretien manager 29/01 | Candidat 3: Pierre M. - Reçu 20/01 - Rejeté (non-conformité CV) 21/01
Resultat : Un tableau de bord montrant: 1 candidat en phase test, 1 en entretien manager, 1 rejeté. Temps moyen de traitement par étape. Visibilité sur qui doit faire quoi et quand. Alertes sur les candidats en attente depuis >5 jours.
Gestion du turnover et analyse des sources de recrutement
Luc, Responsable RH dans une PME de 150 salariés, doit justifier son budget recrutement auprès de la Direction. Il analyse d'où viennent ses meilleurs candidats (LinkedIn, recommandations, job boards) et le coût par embauche.
2024: 12 embauches - Coût total 18000EUR (annonces + agences) | LinkedIn: 5 candidats (4 embauchés, coût 3000EUR) | Recommandations: 4 candidats (3 embauchés, coût 0EUR) | Agence externe: 8 candidats (2 embauchés, coût 15000EUR)
Resultat : Un tableau comparatif montrant le ROI par canal: LinkedIn (750EUR/embauche), Recommandations (0EUR/embauche), Agence (7500EUR/embauche). Graphiques de tendance. Recommandation: privilégier les recommandations et LinkedIn pour optimiser le budget.
Suivi du pipeline de recrutement par département
Fatima, Directrice RH d'une chaîne de distribution, doit anticiper les besoins de recrutement pour les 6 prochains mois. Elle suit les candidatures par département (Ventes, Logistique, Support Client) et les délais de remplissage.
Ventes: 5 postes ouverts, 23 candidatures, 3 en entretien, délai moyen 28 jours | Logistique: 2 postes ouverts, 8 candidatures, 1 embauche confirmée, délai moyen 35 jours | Support: 3 postes ouverts, 31 candidatures, 5 en entretien, délai moyen 18 jours
Resultat : Un tableau de synthèse par département avec taux de conversion (candidatures → embauches), délai de remplissage, goulot d'étranglement identifié (ex: Logistique trop lent). Prévisions d'embauche par mois. Alertes sur les postes non pourvus depuis >45 jours.
Astuces de pro
Automatiser le tri et filtrage par statut avec des tableaux croisés dynamiques
Créez un TCD pour visualiser instantanément le nombre de candidats par étape (reçu, entretien, offre, refusé). Actualisez-le en 1 clic (Ctrl+Alt+F5) pour avoir un tableau de bord à jour. Cela vous permet de suivre les KPI en temps réel sans manipulation manuelle.
Utiliser la mise en forme conditionnelle pour alerter sur les délais
Appliquez une coloration automatique aux candidatures en attente depuis plus de 15 jours. Sélectionnez votre plage, allez dans Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle et entrez une formule. Les candidatures critiques deviennent visibles au premier coup d'œil.
=AUJOURD'HUI()-A2>15Créer un filtre dynamique avec sliceurs pour segmenter rapidement
Insérez des sliceurs (Insertion > Slicer) sur les colonnes Poste, Département et Statut. Cliquez pour filtrer instantanément sans formule complexe. Idéal pour les réunions RH où vous devez analyser rapidement les candidatures par profil ou source de recrutement.
Calculer automatiquement le taux de conversion par étape avec des formules COUNTIFS
Mesurez votre performance : combien de candidats passent de l'étape 1 à l'étape 2. Créez une section dédiée avec des formules pour suivre vos taux de conversion (ex: entretiens/candidatures reçues). Cela identifie les goulets d'étranglement du processus.
=COUNTIFS($B:$B;"Entretien")/COUNTIFS($B:$B;"Reçu")