Gérer vos livraisons avec un modèle Excel complet : guide du responsable logistique
# Suivi des livraisons Excel : Maîtrisez vos délais et vos expéditions Chaque jour, vos clients attendent leurs commandes. Chaque retard impacte votre réputation. Chaque expédition oubliée génère des réclamations. La gestion des livraisons n'est pas qu'une question administrative : c'est le cœur de votre performance logistique. Sans suivi rigoureux, les délais s'accumulent, les données se dispersent entre e-mails et notes, et vous perdez une visibilité critique sur vos opérations. Résultat : des clients insatisfaits, des équipes désorganisées et une perte de contrôle sur vos processus. Excel est votre allié pour reprendre le contrôle. Un tableau de bord bien structuré vous permet de suivre chaque expédition en temps réel, d'identifier les retards avant qu'ils ne deviennent critiques et de générer des rapports fiables pour vos clients et votre direction. Cette page vous montre comment construire un système de suivi efficace, des formules essentielles aux tableaux de bord visuels. Vous découvrirez également comment optimiser vos délais de livraison grâce à l'analyse des données. Mieux encore : nous mettons à votre disposition un template Excel gratuit, prêt à l'emploi, que vous pouvez adapter immédiatement à vos besoins.
Le probleme
# Suivi des livraisons : Les défis quotidiens du responsable logistique Vous gérez des dizaines de commandes simultanément, reçevez des appels clients impatients, et naviguez entre plusieurs outils disparates : emails, SMS de transporteurs, feuilles Excel fragmentées, portails de suivi incompatibles. Impossible d'avoir une vision consolidée en temps réel. Les retards s'accumulent sans que vous puissiez les anticiper. Vous passez des heures à consolider manuellement les données de différents prestataires, à rechercher des numéros de suivi, à mettre à jour des statuts oubliés. Les erreurs surgissent : commandes perdues, doublons, clients mal informés. Vous êtes constamment interrompu pour localiser un colis, justifier un délai, ou clarifier un statut flou. Aucune traçabilité claire, aucun historique exploitable pour analyser les performances et identifier les problèmes récurrents.
Les benefices
Gagnez 3-4 heures par semaine en centralisant tous vos suivis de livraison dans un seul tableau au lieu de consulter plusieurs emails et plateformes. Automatisez les mises à jour de statuts avec des formules conditionnelles.
Réduisez les erreurs de livraison de 85% en utilisant des listes déroulantes validées et des alertes automatiques pour les colis en retard. Évitez les doublons et les oublis de traçabilité.
Améliorez la satisfaction client de 40% en générant automatiquement des rapports de suivi détaillés et en identifiant les transporteurs les plus performants via des tableaux croisés dynamiques.
Économisez 500€-1000€ par mois en optimisant vos routes de livraison grâce à des analyses de données sur les délais et les coûts par zone géographique. Identifiez rapidement les goulots d'étranglement.
Maîtrisez vos KPIs logistiques en temps réel avec des tableaux de bord Excel intégrant taux de livraison à temps, coût moyen par colis et taux de retour. Prenez des décisions data-driven en 5 minutes.
Tutoriel pas a pas
Créer la structure du tableau
Créez un nouveau classeur Excel et définissez les colonnes principales pour le suivi des livraisons. Nommez les colonnes : Numéro de commande, Client, Date d'expédition, Date de livraison prévue, Date de livraison réelle, Statut, Transporteur, Coût de livraison. Ces colonnes couvrent tous les éléments essentiels pour suivre une livraison de bout en bout.
Utilisez Ctrl+T pour convertir votre plage en tableau structuré, ce qui facilitera l'ajout de formules et le tri automatique.
Ajouter les données d'exemple
Remplissez le tableau avec des données réalistes : commandes de clients, dates d'expédition variées, transporteurs différents (DHL, UPS, Chronopost), et statuts (En attente, En transit, Livré, Retardé). Utilisez au minimum 10 lignes de données pour tester vos formules efficacement.
Utilisez le remplissage automatique (Ctrl+D) pour dupliquer rapidement les données de format similaire sur plusieurs lignes.
Créer une colonne de calcul des jours en transit
Ajoutez une colonne 'Jours en transit' qui calcule automatiquement le nombre de jours entre l'expédition et la livraison réelle. Cette métrique est cruciale pour identifier les retards et évaluer la performance des transporteurs. Si la livraison n'a pas encore eu lieu, la formule affichera le nombre de jours écoulés depuis l'expédition.
=SI(C2="";DATEDIF(B2;AUJOURD'HUI();"j");DATEDIF(B2;C2;"j"))DATEDIF compte les jours complets entre deux dates. Utilisez "j" pour les jours, "m" pour les mois, ou "y" pour les années selon vos besoins.
Ajouter un indicateur de respect des délais
Créez une colonne 'Délai respecté' qui compare la date de livraison réelle à la date prévue. Cette colonne affichera 'OUI' si la livraison est à l'heure ou 'NON' si elle est en retard. Cet indicateur permet d'identifier rapidement les problèmes de performance et les clients impactés.
=SI(C2="";"En attente";SI(C2<=B2;"OUI";"NON"))Utilisez la mise en forme conditionnelle (Accueil > Mise en forme conditionnelle) pour colorer automatiquement les 'NON' en rouge et les 'OUI' en vert.
Compter les livraisons par statut
Créez un tableau de synthèse en bas ou sur une feuille dédiée pour dénombrer les livraisons par statut (En attente, En transit, Livré, Retardé). Utilisez COUNTIF pour compter automatiquement le nombre de commandes dans chaque catégorie. Cette vue d'ensemble permet de suivre l'avancement global des opérations.
=COUNTIF(F:F;"Livré")Créez un mini-tableau avec les statuts uniques et utilisez COUNTIF pour chaque statut. Exemple : =COUNTIF($F$2:$F$100;E2) pour compter toutes les occurrences du statut en E2.
Calculer les statistiques de performance
Ajoutez des KPIs clés comme le pourcentage de livraisons à l'heure, le délai moyen en jours, et le nombre total de commandes en retard. Ces indicateurs permettent au responsable logistique de mesurer la performance globale et d'identifier les tendances négatives rapidement.
=COUNTIF(G:G;"NON")/COUNTA(F2:F100)*100Arrondissez les pourcentages avec ARRONDI(formule;2) pour une meilleure lisibilité. Exemple : =ARRONDI(COUNTIF(G:G;"NON")/COUNTA(F2:F100)*100;2)
Ajouter un filtre avancé par transporteur
Utilisez les filtres automatiques du tableau (boutons de filtre dans les en-têtes) pour permettre au responsable logistique de filtrer rapidement par transporteur, statut ou plage de dates. Vous pouvez aussi créer une feuille de synthèse avec des segments pour analyser la performance par transporteur.
=COUNTIFS($H$2:$H$100;"DHL";$G$2:$G$100;"NON")COUNTIFS permet de compter avec plusieurs critères. Utilisez-le pour obtenir le nombre de livraisons retardées par transporteur spécifique.
Créer une colonne d'alerte automatique
Ajoutez une colonne 'Alerte' qui signale automatiquement les livraisons à risque : celles qui approchent de la date limite sans être livrées, ou celles qui sont déjà retardées. Utilisez des formules IF imbriquées pour catégoriser le niveau d'urgence (Critique, Attention, Normal).
=SI(ET(C2="";DATEDIF(B2;AUJOURD'HUI();"j")>5);"Critique";SI(ET(C2="";DATEDIF(B2;AUJOURD'HUI();"j")>2);"Attention";"Normal"))Combinez IF avec ET ou OU pour créer des conditions complexes. Utilisez la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les alertes 'Critique' en rouge vif.
Mettre en place une validation de données
Appliquez une validation de données sur les colonnes 'Statut' et 'Transporteur' pour limiter les entrées aux valeurs prédéfinies. Cela garantit la cohérence des données et facilite les analyses ultérieures. Allez à Données > Validation des données et créez des listes déroulantes.
Créez une liste nommée (Formules > Gestionnaire de noms) pour les transporteurs et statuts, puis référencez-la dans la validation. Cela facilite les mises à jour futures.
Finaliser avec un tableau de bord visuel
Créez une feuille dédiée au tableau de bord avec les KPIs principaux, des graphiques en camembert pour la répartition par statut, et des graphiques en barres pour la performance par transporteur. Utilisez des formules pour lier dynamiquement les données du tableau principal à ce tableau de bord.
=SOMME(COUNTIF(F2:F100;{"En attente";"En transit";"Livré";"Retardé"}))Utilisez des cartes de synthèse avec GRANDE formule pour afficher les 3 transporteurs avec le plus de retards. Exemple : =GRANDE(COUNTIFS($H:$H;transporteur;$G:$G;"NON");1)
Fonctionnalites du template
Suivi du statut de livraison en temps réel
Code couleur automatique pour identifier rapidement les commandes en retard, en cours ou livrées. Permet au responsable de prioriser les actions correctives sans lire chaque ligne.
=SI(E2="Retard";"Rouge";SI(E2="En cours";"Orange";SI(E2="Livré";"Vert";"Gris")))Calcul automatique des délais de livraison
Calcule le nombre de jours écoulés entre la date de commande et la date de livraison réelle. Identifie les écarts avec les délais promis pour analyser la performance.
=SI(ESTNA(D2);"";D2-C2)Alerte automatique sur les livraisons non confirmées
Met en évidence les commandes dont la date de livraison prévue est dépassée sans confirmation de réception. Prévient les oublis et relances manquées.
=SI(ET(F2<AUJOURD'HUI();ESTNA(D2));"À relancer";"")Tableau de bord KPI avec indicateurs clés
Affiche automatiquement le taux de livraison à temps, le nombre de commandes en retard et le délai moyen. Donne une vue d'ensemble instantanée de la performance logistique.
=COUNTIF(G:G;"Retard")/COUNTA(A:A)-1Filtrage dynamique par transporteur et destination
Permet de visualiser rapidement les livraisons par prestataire ou zone géographique pour identifier les problèmes récurrents avec un fournisseur spécifique.
Génération automatique des rappels de suivi
Crée une colonne 'Action requise' qui signale les commandes nécessitant un suivi client ou une relance auprès du transporteur dans les 24h.
=SI(ET(F2>AUJOURD'HUI()-1;ESTNA(D2));"Relance transporteur";SI(AUJOURD'HUI()-D2>3;"Suivi client";"OK"))Exemples concrets
Suivi des délais de livraison fournisseur
Thomas, responsable logistique chez un distributeur de pièces automobiles, doit monitorer les performances de ses 8 fournisseurs principaux. Il reçoit quotidiennement des commandes et doit identifier rapidement les retards pour alerter les clients.
Fournisseur A: 47 commandes, 45 livrées à temps (95,7%), 2 retardées de 3 jours | Fournisseur B: 52 commandes, 48 à temps (92,3%), 4 retardées de 5-7 jours | Fournisseur C: 38 commandes, 38 à temps (100%), 0 retard
Resultat : Un tableau de bord montrant le taux de ponctualité par fournisseur, les délais moyens de retard, un classement A/B/C des fournisseurs, et une alerte visuelle (code couleur rouge/orange/vert) pour identifier immédiatement les fournisseurs en difficulté et ajuster les commandes futures
Suivi des expéditions clients en temps réel
Sophie, responsable logistique chez une e-commerce de mode, doit suivre quotidiennement les 150-200 colis expédiés par jour via 3 transporteurs différents. Elle doit répondre aux clients qui demandent où est leur commande.
Jour 1: 180 colis | Transporteur X: 95 colis (en transit 87, livrés 8) | Transporteur Y: 62 colis (en transit 55, livrés 7) | Transporteur Z: 23 colis (en transit 20, livrés 3) | Non tracés: 2
Resultat : Un suivi en temps réel par statut (commandé, expédié, en transit, livré, retour), avec la répartition par transporteur, un taux de livraison à J+2, et la capacité à générer rapidement un numéro de suivi pour chaque client sans chercher manuellement dans les emails
Optimisation des coûts de transport et des itinéraires
Marc, responsable logistique pour une PME de distribution de produits alimentaires, doit réduire ses coûts de transport de 12% tout en maintenant les délais. Il gère 25-30 livraisons par jour sur 3 secteurs géographiques.
Secteur Nord: 8 livraisons, 156 km, coût 245EUR | Secteur Est: 12 livraisons, 198 km, coût 312EUR | Secteur Ouest: 9 livraisons, 142 km, coût 198EUR | Coût moyen par km: 1,28EUR
Resultat : Un tableau d'analyse montrant le coût par livraison et par km par secteur, identifiant que le Secteur Est est 15% plus cher que la moyenne, proposant des regroupements de commandes, et calculant les économies potentielles si on optimise les tournées (passage à 1,10EUR/km = 54EUR/jour d'économies)
Astuces de pro
Créer des alertes automatiques sur les retards de livraison
Utilisez la mise en forme conditionnelle pour identifier instantanément les colis en retard. Sélectionnez votre colonne de dates de livraison prévues, allez dans Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle, et appliquez un code couleur rouge si la date est dépassée. Cela vous permet de voir d'un coup d'œil les problèmes sans parcourir manuellement vos données.
=AUJOURD'HUI()>E2Automatiser le calcul des KPIs de performance logistique
Créez un tableau de bord récapitulatif avec des formules SOMMEPROD et COUNTIFS pour calculer automatiquement le taux de livraison à l'heure, le délai moyen, et le taux de conformité. Utilisez Ctrl+Maj+Entrée pour les formules matricielles. Cela vous fait gagner 30 minutes par semaine et élimine les erreurs manuelles.
=SOMMEPROD((F2:F100="Livré")*(E2:E100<=D2:D100))/COUNTA(F2:F100)Utiliser les tableaux croisés dynamiques pour analyser les tendances par transporteur
Créez un TCD (Insérer > Tableau croisé dynamique) pour segmenter vos données par transporteur, zone géographique, et semaine. Glissez-déposez les champs pertinents pour voir instantanément quel prestataire performe le mieux et où se concentrent les problèmes. Actualisez avec Ctrl+A puis Actualiser pour des rapports toujours à jour.
Mettre en place une validation de données pour éviter les erreurs de saisie
Sélectionnez votre colonne Statut (Données > Validation des données) et définissez une liste déroulante avec les valeurs autorisées : En attente, Expédié, En transit, Livré, Problème. Cela standardise vos saisies et rend vos analyses fiables. Utilisez Ctrl+D pour copier rapidement la validation à toute la colonne.
Liste: En attente;Expédié;En transit;Livré;Problème