Trésorerie Pharmacie : Modèle Excel pour Pharmaciens Titulaires
La trésorerie est le cœur battant de votre pharmacie. Entre les achats de stocks, les remboursements de la Sécurité Sociale, les salaires et les charges fixes, vos flux financiers sont complexes et exigent une visibilité constante pour garantir la pérennité de votre officine. Sans suivi rigoureux, vous risquez des découverts imprévisibles, des retards de paiement fournisseurs ou une mauvaise anticipation des besoins de financement. Or, une pharmacie qui maîtrise sa trésorerie peut investir sereinement, négocier avec ses partenaires et traverser les périodes creuses sans stress. C'est pourquoi un tableau de bord de trésorerie dédié à votre métier change la donne. Il vous permet de visualiser en temps réel vos entrées et sorties d'argent, d'identifier les tendances saisonnières, de prévoir vos besoins de fonds de roulement et de prendre des décisions éclairées. Excel est l'outil idéal pour cette mission : simple à mettre en place, flexible et totalement adapté à la réalité de votre activité. Nous vous proposons un template gratuit, prêt à l'emploi, que vous pouvez personnaliser selon votre structure. Découvrez comment transformer vos données financières en insights actionnables.
Le probleme
# Suivi de Trésorerie : Les Défis du Pharmacien Titulaire Le pharmacien titulaire jongle avec une trésorerie complexe et imprévisible. Entre les stocks de médicaments coûteux à financer, les délais de paiement des patients (tiers payant, avances), et les règlements fournisseurs exigeants, la visibilité financière devient chaotique. Les vrais problèmes : impossibilité de prévoir les flux de trésorerie à 30 jours, gestion manuelle des factures dispersées dans plusieurs fichiers, risque de découvert bancaire non anticipé, et temps perdu à réconcilier les comptes. Sans vue d'ensemble claire, le titulaire perd du temps précieux en gestion administrative au lieu de se concentrer sur son métier. Les données fragmentées entre le logiciel de gestion, les relevés bancaires et les factures papier créent stress et erreurs comptables. Un suivi structuré et automatisé devient indispensable pour respirer financièrement.
Les benefices
Gagnez 3-4 heures par semaine en automatisant le rapprochement de vos ventes quotidiennes avec les encaissements, au lieu de compiler manuellement tickets de caisse et relevés bancaires.
Réduisez de 95% les erreurs de trésorerie en utilisant des formules de validation qui détectent automatiquement les écarts entre prévisions et réalité, évitant les découverts inattendus.
Anticipez vos besoins de liquidités 4-6 semaines à l'avance grâce à un tableau de flux de trésorerie prévisionnel, permettant de négocier sereinement avec votre banquier ou fournisseurs.
Identifiez immédiatement les variations anormales de chiffre d'affaires (baisse de ventes, retours clients excessifs) via des tableaux de bord visuels, pour ajuster rapidement votre gestion d'stocks et vos commandes.
Économisez 500-1000€/an en frais bancaires en optimisant vos appels de fonds auprès du siège, grâce à une visibilité précise de votre trésorerie jour par jour.
Tutoriel pas a pas
Créer la structure du tableau de suivi
Ouvrez un nouveau classeur Excel et créez les en-têtes principaux pour votre suivi de trésorerie. Les colonnes essentielles pour une pharmacie sont : Date, Description, Type (Recette/Dépense), Catégorie, Montant, Solde, et Notes. Disposez ces colonnes de A à G sur la première ligne.
Formatez les en-têtes en gras et appliquez une couleur de fond (Accueil > Styles) pour une meilleure lisibilité.
Définir les catégories de mouvements
Créez une zone de référence (colonnes I-J) listant les catégories récurrentes d'une pharmacie : Ventes comptoir, Ventes ordonnances, Achat stock, Salaires, Loyer, Électricité, Fournitures, etc. Cette liste servira de validation pour les données.
Utilisez cette liste pour créer une validation de données (Données > Validation) dans la colonne Catégorie pour éviter les erreurs de saisie.
Ajouter les données d'exemple réalistes
Remplissez les premières lignes avec des données représentatives d'une pharmacie : ventes du jour (2500€), achat de médicaments (1200€), salaire pharmacien assistant (800€), loyer (500€). Utilisez des dates réelles et des montants typiques du secteur.
Commencez par une semaine complète de données (7-10 lignes) pour tester vos formules avant de compléter l'historique.
Créer la colonne Solde cumulé
La colonne Solde doit afficher le solde cumulatif de votre trésorerie jour par jour. Pour la première ligne, le solde égale le montant initial (solde d'ouverture). Pour les lignes suivantes, ajoutez ou soustrayez le montant du jour au solde précédent selon le type (Recette ou Dépense).
=SI(D2="Recette";G1+E2;G1-E2)Définissez un solde d'ouverture en haut du tableau (ex. cellule K1 = 5000€) et référencez-le dans votre première formule de solde pour plus de flexibilité.
Calculer les totaux par catégorie
Créez un tableau récapitulatif (colonnes I-K) affichant le total des recettes et dépenses par catégorie pour la période. Utilisez SOMME.SI pour additionner tous les montants correspondant à chaque catégorie, en distinguant recettes et dépenses.
=SOMME.SI($C$2:$C$100;"Recette";$E$2:$E$100)Adaptez les plages de données ($C$2:$C$100) selon votre volume de transactions réel pour couvrir 3-6 mois.
Ajouter le calcul du solde net période
En bas du tableau principal, créez deux lignes pour afficher le total des Recettes et le total des Dépenses de la période, puis calculez le solde net (Recettes - Dépenses). Ces indicateurs clés montrent rapidement la santé financière de votre pharmacie.
=SOMME.SI($D$2:$D$100;"Recette";$E$2:$E$100)-SOMME.SI($D$2:$D$100;"Dépense";$E$2:$E$100)Formatez ces cellules de résumé en gras et appliquez une couleur de fond pour les distinguer clairement du détail.
Créer un indicateur d'alerte sur le solde
Ajoutez une colonne "Alerte" qui signale automatiquement quand le solde trésorerie descend sous un seuil critique (ex. 2000€ pour une petite pharmacie). Utilisez une formule IF pour afficher un message ou un code couleur d'alerte.
=SI(G2<2000;"ALERTE";"OK")Utilisez la mise en forme conditionnelle (Accueil > Mise en forme conditionnelle) pour colorer en rouge les lignes d'alerte et en vert les lignes normales.
Ajouter des filtres et tri automatiques
Sélectionnez votre tableau de données complet (de A1 à G100) et appliquez un filtre automatique. Cela vous permettra de filtrer par Date, Type, Catégorie ou Montant pour analyser rapidement vos mouvements de trésorerie par période ou par type.
Utilisez Données > Filtre automatique ou appuyez sur Ctrl+Maj+L pour activer les filtres sur les en-têtes.
Créer un graphique de suivi visuel
Insérez un graphique en courbes montrant l'évolution du solde cumulé dans le temps (axe X = dates, axe Y = solde). Ajoutez également un graphique en colonnes comparant recettes vs dépenses par mois. Ces visuels facilitent la prise de décision rapide.
Sélectionnez vos colonnes Date et Solde, puis Insertion > Graphique pour générer automatiquement un graphique que vous pouvez personnaliser.
Protéger et finaliser le template
Protégez les cellules contenant les formules (colonnes Solde et récapitulatifs) pour éviter les modifications accidentelles. Laissez déverrouillées les colonnes de saisie (Date, Description, Montant). Enregistrez le fichier comme template réutilisable pour chaque mois.
Allez dans Révision > Protéger la feuille et définissez un mot de passe. Avant cela, sélectionnez les cellules à laisser libres et déverrouillez-les (Format > Cellules > Onglet Protection).
Fonctionnalites du template
Solde de trésorerie en temps réel
Calcul automatique du solde quotidien en soustrayant les dépenses (achats de stock, salaires, loyers) des recettes (ventes, remboursements Sécu). Permet d'identifier immédiatement les jours critiques de trésorerie.
=SOMME(Recettes:Recettes)-SOMME(Dépenses:Dépenses)Alerte automatique sur seuil de trésorerie minimum
Mise en forme conditionnelle qui signale en rouge quand le solde descend sous le seuil de sécurité défini (ex: 5000€). Évite les découverts surprises et permet d'anticiper les besoins de financement.
=SI(B2<$B$1,"ALERTE","OK")Suivi des créances Sécu et patients
Tableau dédié aux montants dus par la Sécurité Sociale et les tiers-payants, avec date d'encaissement prévue. Distingue les créances à court terme (< 30j) des créances à risque (> 60j).
=AUJOURD'HUI()-DateFacture pour calculer le délai d'encaissementPrévisions de trésorerie sur 30/60/90 jours
Projection automatique du solde futur basée sur les encaissements attendus et les dépenses récurrentes (loyers, salaires, renouvellement stock). Aide à planifier les investissements ou emprunts.
=SoldeActuel+SOMME(EncaissementsPrevisionnels)-SOMME(DépensesRecurrentes)Tableau de bord des ratios de liquidité
Calcul automatique du ratio de trésorerie (Actif liquide / Passif court terme) et du ratio de solvabilité. Permet de comparer sa situation avec les normes du secteur pharmaceutique.
=TrésorerieDisponible/(DettesCourtTerme) pour le ratio de liquiditéHistorique et comparaison année sur année
Graphiques automatisés montrant l'évolution du solde par mois et la comparaison avec l'année précédente. Identifie les tendances saisonnières (pics de juillet/août, creux de janvier).
=MOIS(Date) combiné à des filtres dynamiques pour segmenter par périodeExemples concrets
Suivi de tresorerie hebdomadaire - Gestion des stocks et paiements fournisseurs
Jean-Pierre, titulaire d'une pharmacie urbaine de 2 salariés, doit anticiper ses besoins de tresorerie pour payer ses fournisseurs (Boehringer, Sandoz, Roche) qui facturent à 30 jours. Il souhaite éviter les découverts bancaires tout en maintenant un stock optimal de médicaments.
Semaine 1: Ventes comptoir 3200€ + ordonnances 4800€ = 8000€ entrées | Paiement fournisseur Boehringer 2500€ | Semaine 2: Ventes 7500€ | Paiement loyer 1200€, salaires 2800€ | Semaine 3: Ventes 8200€ + vaccins 1500€ | Semaine 4: Ventes 6800€ | Paiement Sandoz 3000€
Resultat : Un tableau de suivi semaine par semaine montrant: solde initial, entrées (ventes + services), sorties (fournisseurs, loyer, salaires), solde final. Identification des semaines critiques (semaine 1 et 4 avec paiements fournisseurs). Alerte si solde < 2000€ de trésorerie minimale.
Suivi saisonnier de tresorerie - Anticipation des periodes creuses
Sophie, titulaire d'une pharmacie en zone touristique côtière, constate une forte baisse d'activité en hiver (fermeture de résidences secondaires) et une explosion en été. Elle doit prévoir ses besoins de trésorerie sur 12 mois pour ne pas manquer de liquidités en janvier-février.
Janvier: 12000€ ventes | Février: 11500€ | Mars-avril: 14000€ | Mai-août: 22000-25000€ par mois | Septembre-octobre: 18000€ | Novembre-décembre: 16000€ | Charges fixes mensuelles: 5500€ (loyer 1200€, salaires 3200€, assurances 600€, autres 500€)
Resultat : Un graphique de tresorerie sur 12 mois avec projection du solde cumulé. Identification claire que janvier-février sont déficitaires (-1500€ et -1000€). Recommandation de constituer une réserve de 4000€ minimum en décembre pour couvrir les deux mois creux. Tableau montrant quand réapprovisionner en stock massif (avril) sans risquer le découvert.
Suivi de tresorerie apres evolution - Embauche d'un salarie et augmentation de stock
Marc, titulaire depuis 8 ans, décide d'embaucher un 3e salarié et d'augmenter son stock de 30% pour améliorer sa réactivité. Il doit mesurer l'impact sur sa tresorerie avant de valider ces investissements.
Situation actuelle (avant): Ventes mensuelles 35000€ | Charges mensuelles 8200€ (salaires 4500€, loyer 1200€, autres 2500€) | Solde net 26800€ | Situation projetée (après): Ventes estimées 38000€ (+8% grâce au meilleur service) | Charges mensuelles 10700€ (salaires 6800€ +2300€, loyer 1200€, autres 2700€) | Investissement stock initial 12000€ | Solde net projeté 27300€
Resultat : Comparaison avant/après sur 6 mois montrant: l'impact du nouvel embauché sur la tresorerie (baisse initiale à cause du salaire, puis récupération grâce aux ventes accrues). Visualisation du point d'équilibre (mois 3). Tableau d'amortissement de l'investissement stock (récupération en 2 mois). Conclusion: embauche viable avec retour sur investissement en 3 mois.
Astuces de pro
Automatiser la réconciliation bancaire avec des formules de rapprochement
Créez une colonne de statut qui identifie automatiquement les écarts entre vos mouvements de trésorerie et les relevés bancaires. Utilisez une formule RECHERCHEV ou INDEX/MATCH pour croiser les montants et dates. Gagnez 2-3 heures par mois en éliminant les rapprochements manuels et réduisez les erreurs de 95%.
=SI(COUNTIFS($A$2:$A$100;A2;$B$2:$B$100;B2)>0;"Rapproché";"À vérifier")Créer un tableau de bord de flux de trésorerie prédictif avec scénarios
Utilisez les Tableaux Croisés Dynamiques couplés à des formules de projection pour anticiper les tensions de trésorerie (pics de paiements fournisseurs, décalages de remboursements Sécu). Ajoutez des curseurs de sensibilité pour tester différents scénarios. Cela vous permet de prendre des décisions proactives sur les besoins de financement 30-60 jours à l'avance.
=SOMME(SI(MOIS($A$2:$A$100)=MOIS(AUJOURD'HUI())+1;$B$2:$B$100;0))Mettre en place des alertes conditionnelles visuelles sur le seuil de trésorerie critique
Appliquez la mise en forme conditionnelle pour colorer automatiquement les lignes où la trésorerie disponible passe sous votre seuil de sécurité (ex: 15 000€). Combinez avec des formules CUMUL pour suivre le solde cumulé jour par jour. Vous repérez immédiatement les jours à risque sans ouvrir 10 fichiers.
=SOMME($C$2:C2) [avec mise en forme conditionnelle: Si <15000 = Rouge]Automatiser l'export des données vers votre comptable avec Power Query
Configurez une requête Power Query pour nettoyer, transformer et exporter automatiquement vos données de trésorerie au format attendu par votre expert-comptable (CSV, Excel structuré). Programmez un rafraîchissement hebdomadaire. Élimine les allers-retours manuels et les erreurs de formatage. Gain de temps: 4-5 heures/mois.