Tableau de suivi des ventes pour commercial : créer et gérer votre pipeline Excel
Vous gérez un portefeuille de clients, des devis en attente, des commandes en cours... et vous avez besoin de visibilité instantanée sur vos performances. C'est là qu'un tableau de suivi des ventes devient votre allié indispensable. Pourquoi ? Parce qu'un commercial efficace ne peut pas se contenter de mémoire ou de notes éparses. Vous avez besoin de chiffres clairs : combien avez-vous vendu ce mois-ci ? Quel est votre taux de conversion ? Quels clients apportent le plus de valeur ? Quels prospects sont en phase critique de négociation ? Un tableau de suivi bien structuré vous permet de : - Visualiser instantanément votre progression vers vos objectifs - Identifier rapidement les opportunités à relancer - Justifier vos résultats auprès de votre manager avec des données précises - Optimiser votre stratégie commerciale en analysant vos tendances Bonne nouvelle : vous n'avez pas besoin d'outils coûteux. Excel, avec les bonnes formules et une structure adaptée, devient un outil de pilotage puissant. Découvrez comment construire votre tableau de suivi personnalisé et téléchargez notre template gratuit, prêt à l'emploi et adaptable à votre activité.
Le probleme
# Le Suivi des Ventes : Les Vrais Défis du Commercial Un commercial passe en moyenne 2 heures par jour à jongler entre plusieurs outils : emails, CRM, feuilles Excel dispersées, messages clients. Résultat ? Les données se perdent, les pipelines ne sont jamais à jour, et on ne sait jamais vraiment où on en est avec chaque prospect. Le frustrant, c'est de découvrir trop tard qu'une affaire est morte, ou de ne pas avoir le bon chiffre lors d'une réunion manager. Les tableaux de bord manuels prennent des heures à mettre à jour. Les prévisions deviennent approximatives. Et pendant ce temps, on perd du temps sur l'administratif au lieu de vendre. On a besoin d'une vision claire, en temps réel, consolidée au même endroit : où en est chaque deal, quel est le CA prévisionnel, qui fait quoi. Simplement. Efficacement.
Les benefices
Gagnez 3 à 4 heures par semaine en automatisant le calcul des commissions et des totaux mensuels au lieu de les faire manuellement. Vos rapports de ventes se mettent à jour en temps réel.
Identifiez instantanément vos meilleures opportunités et clients à risque grâce aux tableaux croisés dynamiques et aux graphiques de tendances. Vous pilotez votre portefeuille au lieu de le subir.
Réduisez les erreurs de saisie de 90% en utilisant les listes déroulantes et les validations de données, évitant ainsi les litiges avec vos clients ou votre direction commerciale.
Doublez votre productivité en prospection en libérant le temps consacré aux tâches administratives répétitives pour vous concentrer sur les appels clients et la conclusion de deals.
Augmentez votre taux de suivi des relances de 40% en créant des alertes automatiques pour les devis en attente ou les clients inactifs depuis 30 jours.
Tutoriel pas a pas
Créer la structure du tableau de base
Ouvrez un nouveau classeur Excel et créez les en-têtes de colonnes essentiels pour le suivi des ventes. Ces colonnes formeront le squelette de votre template et permettront de centraliser toutes les informations commerciales importantes.
Utilisez Ctrl+T pour convertir votre plage en tableau structuré, cela facilitera les filtres et les formules ultérieures.
Définir les colonnes principales
Dans la première ligne, ajoutez les colonnes suivantes : Date, Client, Produit, Quantité, Prix Unitaire, Montant HT, Statut, Commercial, Région. Ces colonnes couvrent tous les aspects du cycle de vente et permettront une analyse complète.
Gellez la première ligne (Affichage > Figer les volets) pour la garder visible lors du défilement.
Ajouter les données d'exemple réalistes
Insérez 10-15 lignes de données fictives mais réalistes (dates entre janvier et décembre, clients variés, produits différents, montants réalistes). Cela permettra de tester vos formules et de créer un modèle fonctionnel immédiatement.
Utilisez des noms de clients et produits cohérents pour faciliter les analyses ultérieures avec VLOOKUP.
Calculer automatiquement le montant HT
Dans la colonne Montant HT, créez une formule qui multiplie la Quantité par le Prix Unitaire. Cette automatisation élimine les erreurs de calcul manuel et gagne du temps lors de chaque nouvelle saisie.
=D2*E2Copiez cette formule vers le bas en double-cliquant sur le petit carré en bas à droite de la cellule (poignée de remplissage).
Créer un tableau de synthèse avec SOMME.SI
Dans une zone séparée (à droite ou en bas), créez un tableau de synthèse par commercial qui totalise automatiquement le montant des ventes. La formule SOMME.SI recherchera tous les montants correspondant à chaque commercial.
=SOMME.SI($H$2:$H$100;J2;$F$2:$F$100)J2 contient le nom du commercial et la formule additionne tous les montants HT (colonne F) où le commercial correspond.
Ajouter une synthèse par région avec VLOOKUP
Créez un tableau de référence des régions avec le nombre de commerciaux par région, puis utilisez VLOOKUP pour enrichir votre analyse. Cette formule permettra de croiser les données de ventes avec les informations régionales.
=VLOOKUP(H2;RegionsTable!$A$2:$B$10;2;FAUX)Créez d'abord une table nommée 'RegionsTable' contenant les régions et leurs codes pour faciliter la maintenance.
Insérer un tableau croisé dynamique (Pivot)
Sélectionnez votre plage de données complète et insérez un tableau croisé dynamique pour analyser les ventes par Commercial, Région et Statut. Le pivot permet de visualiser rapidement les tendances sans modifier les données sources.
Placez Commercial en Lignes, Région en Colonnes, et Montant HT en Valeurs pour une vue d'ensemble instantanée de la performance.
Créer des indicateurs clés (KPI) avec formules
En haut du classeur, ajoutez des cellules affichant les KPI principaux : Total des ventes, Nombre de devis, Taux de conversion, Montant moyen par vente. Ces indicateurs donnent une vision instantanée de la performance.
=SOMME(F:F) pour le total ; =SOMME.SI(G:G;"Gagné";F:F)/SOMME(F:F) pour le taux de conversionFormatez ces cellules en gras avec une couleur de fond pour les mettre en évidence et les rendre facilement lisibles.
Appliquer une mise en forme conditionnelle
Sélectionnez la colonne Statut et appliquez une mise en forme conditionnelle pour colorer automatiquement les cellules : vert pour 'Gagné', orange pour 'En cours', rouge pour 'Perdu'. Cela améliore la lisibilité et permet d'identifier rapidement les problèmes.
Utilisez Accueil > Mise en forme conditionnelle > Règles de mise en évidence des cellules pour des résultats professionnels.
Finaliser et protéger le template
Enregistrez votre classeur en tant que modèle (.xltx) et protégez les cellules contenant les formules pour éviter les modifications accidentelles. Cela garantit que les commerciaux utilisent le template correctement sans risquer de casser les calculs.
Protégez uniquement les cellules de formules (Révision > Protéger la feuille) et laissez les cellules de saisie déverrouillées pour faciliter l'utilisation.
Fonctionnalites du template
Calcul automatique du chiffre d'affaires par client
Totalise automatiquement toutes les ventes par client pour identifier les plus gros contributeurs et optimiser la relation commerciale
=SOMME.SI($A$2:$A$500,A2,$D$2:$D$500)Suivi du taux de conversion des devis
Calcule le pourcentage de devis transformés en commandes pour mesurer l'efficacité commerciale et identifier les points d'amélioration
=COUNTIF($F$2:$F$500,"Gagnée")/COUNTIF($F$2:$F$500,"Devis")*100Mise en forme conditionnelle par statut de vente
Code couleur automatique (rouge=en attente, orange=en négociation, vert=conclue) pour identifier rapidement l'état de chaque opportunité
Calcul de la commission commerciale
Génère automatiquement le montant de commission selon le taux applicable et le statut de la vente
=SI($F2="Conclue",$D2*$H$1,0)Graphique dynamique du pipeline commercial
Visualise en temps réel la répartition des ventes par mois et par catégorie pour anticiper les objectifs
=SOMME.SI.ENS($D$2:$D$500,$C$2:$C$500,">="&DATE(2024,1,1),$C$2:$C$500,"<"&DATE(2024,2,1))Alerte automatique pour les devis expirés
Signale les devis non traités depuis plus de 30 jours pour relancer les prospects à temps
=SI(AUJOURD'HUI()-$C2>30,"À relancer","OK")Exemples concrets
Suivi mensuel des ventes par produit
Marie, commerciale chez un éditeur de logiciels SaaS, doit présenter ses résultats mensuels à son manager et identifier ses meilleures ventes pour ajuster sa stratégie commerciale.
Janvier: Licence Pro 45000€ (12 contrats), Licence Premium 28000€ (8 contrats), Support technique 5000€ | Février: Licence Pro 52000€ (14 contrats), Licence Premium 35000€ (10 contrats), Support technique 6500€ | Mars: Licence Pro 48000€ (13 contrats), Licence Premium 42000€ (12 contrats), Support technique 7200€
Resultat : Un tableau avec progression mois par mois par produit, calcul automatique du CA total, identification du produit le plus rentable (Licence Premium en hausse +50%), taux de croissance par ligne et comparaison vs objectif trimestriel de 180000€
Suivi des ventes par client et pipeline commercial
Thomas, commercial B2B dans le secteur du bâtiment, gère un portefeuille de 25 clients. Il doit suivre les commandes confirmées, les devis en cours et prévoir son CA pour les 3 prochains mois.
Client Acme (Confirmé: 15000€), Client Dupont (Devis: 22000€, probabilité 60%), Client Martin (Confirmé: 8500€), Client Leclerc (Devis: 35000€, probabilité 40%), Client Rousseau (Confirmé: 12000€, Devis: 18000€ probabilité 75%)
Resultat : Un tableau avec colonnes: Client | CA confirmé | Devis en cours | Probabilité | CA prévisionnel. Calculs: CA réel = 35500€, CA prévisionnel (confirmé + devis pondérés) = 68400€. Graphique montrant la répartition clients et un indicateur de risque si plusieurs devis ne se concrétisent pas
Suivi de performance vs objectif et commission
Luc, responsable d'une équipe de 4 commerciaux dans le secteur de l'assurance, doit suivre la performance individuelle, calculer automatiquement les commissions et identifier qui risque de ne pas atteindre l'objectif.
Objectif mensuel par commercial: 50000€ | Sophie: 48000€ (96% objectif) | Marc: 62000€ (124% objectif) | Nathalie: 35000€ (70% objectif) | Pierre: 51500€ (103% objectif) | Commission: 3% si <100%, 5% si 100-120%, 7% si >120%
Resultat : Un tableau avec colonnes: Commercial | Objectif | Réalisé | % atteint | Commission calculée | Statut (Alerte/OK/Excellent). Résultats: Sophie 1440€, Marc 3100€, Nathalie 1050€, Pierre 2575€. Visualisation avec code couleur (rouge <80%, orange 80-100%, vert >100%) et alerte sur Nathalie pour action corrective
Astuces de pro
Tableaux croisés dynamiques pour analyser les performances en 30 secondes
Créez un TCD pour visualiser instantanément vos ventes par client, produit ou période. Sélectionnez vos données (Ctrl+A), puis Insertion > Tableau croisé dynamique. Glissez-déposez les champs pour obtenir des analyses sans formules. Mettez-le à jour avec Ctrl+Maj+F5 après chaque nouvelle saisie.
Colonnes calculées pour le suivi du taux de conversion
Ajoutez une colonne 'Taux de conversion' pour suivre votre efficacité (devis gagnés/devis envoyés). Utilisez des formules conditionnelles pour identifier les opportunités perdues et les relancer automatiquement.
=SI(D2="Gagné";1;0)/COUNTIF($A$2:$A$100;A2)*100Mise en forme conditionnelle pour détecter les anomalies
Surlignez automatiquement les ventes en baisse, les clients inactifs ou les montants inhabituels. Sélectionnez votre plage, Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle. Cela vous alerte sans avoir à parcourir manuellement vos données.
=B2<MOYENNE($B$2:$B$100)*0,8Fonction RECHERCHEV pour enrichir vos données client
Importez automatiquement les infos client (historique, marge, secteur) depuis une autre feuille. Gagnez du temps en évitant la saisie manuelle et les erreurs de doublons.
=RECHERCHEV(A2;Clients!$A$2:$D$100;3;FAUX)Formules utilisees
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