Base clients coaching Excel : créez votre CRM simplifié
# Base Clients Coaching : Organisez votre activité pour mieux servir vos clients Votre succès de coach ou consultant indépendant repose sur une relation de qualité avec vos clients. Mais gérer efficacement une base clients croissante devient rapidement chronophage : qui contacter en priorité ? Quel client a besoin d'un suivi ? Comment identifier les opportunités de nouvelles prestations ? Une base clients bien structurée transforme cette charge administrative en avantage compétitif. Elle vous permet de : - **Segmenter intelligemment** : grouper vos clients par type de coaching, secteur ou niveau d'engagement - **Personnaliser le suivi** : adapter votre communication et vos relances selon le profil de chacun - **Anticiper les besoins** : repérer les clients à fidéliser ou ceux prêts pour une nouvelle prestation - **Gagner du temps** : automatiser les tâches répétitives et vous concentrer sur l'impact réel Excel offre une solution simple, gratuite et puissante pour centraliser ces informations sans dépendre d'un logiciel coûteux. Nous vous proposons un template prêt à l'emploi pour démarrer immédiatement. Découvrez comment transformer votre gestion clients en moteur de croissance.
Le probleme
# La Problématique CRM du Coach Indépendant En tant que coach ou consultant solo, vous jongler entre plusieurs casquettes. Vous accumulez les contacts dans des fichiers Excel désorganisés, des messages WhatsApp éparpillés, des mails oubliés. Impossible de savoir qui vous a contacté il y a 6 mois ou quel était l'objectif exact de votre dernier client. Vous perdez du temps précieux à chercher des informations, à relancer manuellement vos prospects, à recréer des historiques de conversations. Les relances tombent à l'eau, les opportunités s'échappent. Vous manquez de visibilité sur votre pipeline commercial et vos revenus restent imprévisibles. Vous avez besoin d'un système simple, sans coût d'abonnement mensuel exorbitant, qui centralise tout : contacts, historique d'interactions, dates de relance, statuts des projets. Excel pourrait être votre solution, mais vous ne savez pas comment l'organiser efficacement.
Les benefices
Gagnez 3-4 heures par semaine en centralisant vos contacts, historiques de coaching et relances automatiques plutôt que de jongler entre emails et messages. Un tableau de bord unique remplace vos 5-6 outils disparates.
Augmentez votre taux de conversion de 15-20% en identifiant automatiquement vos clients les plus engagés et en programmant des relances intelligentes basées sur la date du dernier contact ou du dernier devis.
Éliminez les oublis de suivi et les clients perdus grâce à des alertes conditionnelles qui vous signalent les prospects inactifs depuis 30 jours ou les contrats arrivant à expiration.
Analysez votre pipeline en 30 secondes avec des tableaux croisés dynamiques pour savoir combien de prospects sont en phase de découverte, négociation ou closing, et ajuster votre stratégie commerciale.
Économisez 500-1000€/mois en supprimant votre abonnement CRM professionnel tout en conservant 90% des fonctionnalités essentielles pour un indépendant (suivi clients, historique, relances, reporting basique).
Tutoriel pas a pas
Créer la structure du tableau clients
Ouvrez un nouveau classeur Excel et créez les colonnes essentielles pour gérer vos clients. Définissez les en-têtes dans la première ligne : ID Client, Nom, Prénom, Email, Téléphone, Date d'ajout, Statut (Prospect/Client/Inactif), Domaine d'activité, Budget estimé, Dernière interaction.
Sélectionnez vos en-têtes et appuyez sur Ctrl+T pour convertir votre plage en tableau structuré. Excel appliquera automatiquement la mise en forme et facilitera l'ajout de formules.
Ajouter une colonne ID unique automatique
Créez une colonne ID Client qui génère automatiquement un numéro unique pour chaque nouveau client. Cette colonne servira de référence pour les recherches et jointures de données.
=LIGNE()-1Pour une meilleure gestion, utilisez plutôt =CONCATENER("CLI-";LIGNE()-1) pour obtenir des IDs du type CLI-2, CLI-3, etc.
Créer un onglet de suivi des interactions
Ajoutez un deuxième onglet nommé 'Interactions' avec les colonnes : ID Client, Date interaction, Type (Appel/Email/Réunion/Autre), Notes, Prochaine action, Date relance prévue. Cet onglet permettra de tracer chaque contact avec vos clients.
Utilisez la validation de données (Données > Validation) pour le champ 'Type' afin de proposer une liste déroulante : Appel, Email, Réunion, Autre.
Implémenter VLOOKUP pour récupérer les infos clients
Dans l'onglet Interactions, créez une formule VLOOKUP qui récupère automatiquement le nom et l'email du client à partir de son ID. Cette formule évite les erreurs de saisie et centralise les données.
=VLOOKUP(A2;Clients!A:J;2;FAUX)Remplacez le 2 par 3 pour récupérer le prénom, par 4 pour l'email, etc. Le dernier paramètre FAUX garantit une correspondance exacte.
Ajouter des formules COUNTIF pour les statistiques
Créez un tableau de bord avec des KPIs clés. Utilisez COUNTIF pour compter le nombre de clients par statut, le nombre d'interactions ce mois-ci, et les clients inactifs. Placez ce tableau en haut de votre feuille principale.
=COUNTIF(D:D;"Client") et =COUNTIF(E:E;">="&DATE(2024;1;1))Créez un petit tableau récapitulatif : Total clients (COUNTA), Prospects (COUNTIF statut=Prospect), Clients actifs (COUNTIF statut=Client), Taux de conversion (Clients/Total).
Utiliser UNIQUE pour lister les domaines d'activité
Dans un nouvel onglet 'Rapports', créez une liste unique de tous les domaines d'activité de vos clients avec UNIQUE. Cela vous permettra de segmenter votre portefeuille et d'identifier vos niches principales.
=UNIQUE(Clients!G:G)Si vous utilisez Excel 2019 ou antérieur, utilisez plutôt =FILTRE(Clients!G:G;COUNTIF(Clients!G$2:G2;Clients!G:G)=1) ou créez manuellement une liste déroulante.
Créer un tableau de synthèse par domaine
Combinez UNIQUE et COUNTIF pour créer un tableau de synthèse : Domaine d'activité, Nombre de clients, Chiffre d'affaires potentiel total. Cela vous donne une vue stratégique de votre portefeuille par secteur.
=COUNTIF(Clients!G:G;A2) et =SUMIF(Clients!G:G;A2;Clients!I:I)Formatez ce tableau en tableau structuré et ajoutez des graphiques pour visualiser rapidement votre répartition de clients et de revenus potentiels.
Ajouter une colonne de relance automatique
Créez une colonne 'Jours depuis dernière interaction' qui calcule automatiquement le nombre de jours écoulés. Utilisez une mise en forme conditionnelle pour alerter visuellement quand un client n'a pas été contacté depuis plus de 30 jours.
=AUJOURD'HUI()-J2Appliquez une mise en forme conditionnelle (Accueil > Mise en forme conditionnelle) : si la valeur > 30, colorez la cellule en rouge pour une relance prioritaire.
Créer un filtre pour les clients à relancer
Utilisez les filtres automatiques du tableau structuré pour afficher uniquement les clients avec un statut 'Prospect' ou 'Inactif' depuis plus de 30 jours. Cela vous crée un plan d'action quotidien.
Créez un onglet 'À faire' qui affiche automatiquement via FILTRE les clients à relancer : =FILTRE(Clients!A:J;(Clients!D:D="Prospect")+(Clients!M:M>30))
Sécuriser et documenter votre CRM
Protégez vos données en verrouillant les colonnes de formules (Révision > Protéger la feuille) et créez un onglet 'Mode d'emploi' avec les instructions d'utilisation. Sauvegardez votre template comme modèle réutilisable.
Sauvegardez en .xltx (Fichier > Enregistrer sous > Type : Modèle Excel) pour réutiliser cette structure pour chaque nouveau client ou projet.
Fonctionnalites du template
Suivi du statut de chaque client
Identifiez rapidement les clients en prospect, en cours de travail, fidélisés ou inactifs. Permet de prioriser les actions commerciales et de relance.
Calcul automatique du chiffre d'affaires par client
Totalise automatiquement les revenus générés par chaque client (prestations, forfaits, heures facturées) pour mesurer votre profitabilité client.
=SOMME(SI($A$2:$A$100=A2,$D$2:$D$100))Alertes de relance clients inactifs
Mise en forme conditionnelle qui signale les clients sans contact depuis X jours. Évite d'oublier des clients et relance proactive.
=AUJOURD'HUI()-C2>90Historique des interactions et dates de suivi
Enregistrez chaque appel, email, réunion avec la date prévue de relance. Garantit une relation client professionnelle et structurée.
Tableau de bord avec indicateurs clés
Visualisez en un coup d'œil le nombre de clients actifs, le CA total, le taux de conversion prospects, et le revenu moyen par client.
=NBVAL(A2:A100) / =MOYENNES(D2:D100)Segmentation et filtrage par type de service
Classez vos clients par domaine d'expertise (coaching individuel, formation groupe, conseil stratégique). Facilite l'analyse de rentabilité par offre.
Exemples concrets
Suivi des clients en cours de coaching et taux de conversion
Thomas, coach en développement personnel, suit 23 clients actifs. Il doit identifier lesquels sont proches de renouveler leur contrat (3 mois), lesquels sont en risque d'abandon, et mesurer son taux de conversion des prospects en clients payants.
Client 1: Jean Dupont, Prospect depuis 15/01/2024, Statut: En discussion, Valeur: 1500€, Dernier contact: 22/01/2024 | Client 2: Sophie Martin, Client depuis 01/11/2023, Contrat 3 mois expire 01/02/2024, Valeur: 2400€, Renouvellement: Non contactée | Client 3: Marc Leclerc, Client depuis 15/09/2023, Contrat 6 mois expire 15/03/2024, Valeur: 3600€, Renouvellement: Confirmé
Resultat : Dashboard affichant: (1) Liste des clients expirés ou expirant dans 30j avec statut renouvellement, (2) Taux de conversion prospect→client (ex: 35%), (3) Pipeline commercial par statut (Prospect, En discussion, Client actif), (4) Chiffre d'affaires récurrent mensuel estimé, (5) Alertes automatiques pour relances de renouvellement
Planification des sessions et optimisation du calendrier de consultation
Céline, consultante en stratégie d'entreprise, propose des sessions de 2h à 5000€. Elle doit gérer son agenda, optimiser son taux de remplissage (nb sessions réelles vs capacité), et identifier ses créneaux les plus demandés pour ajuster son offre.
Semaine 1: Lundi 9h-11h réservé (Client A), Lundi 14h-16h libre, Mardi 10h-12h réservé (Client B), Mercredi 9h-11h libre, Jeudi 14h-16h réservé (Client C), Vendredi complet libre | Capacité: 8 sessions/semaine | Taux actuel: 37,5% (3/8)
Resultat : Tableau de bord montrant: (1) Taux de remplissage par semaine/mois, (2) Créneaux horaires les plus demandés (ex: Mardi 10h-12h: 80% de taux), (3) Chiffre d'affaires généré vs potentiel, (4) Tendances saisonnières, (5) Recommandations d'ajustement tarifaire ou de création de nouveaux créneaux
Segmentation clients et stratégie de fidélisation personnalisée
Laurent, coach en leadership, gère un portefeuille de 34 clients répartis entre startups, PME et grands groupes. Il veut identifier ses clients VIP (valeur + potentiel), segmenter par secteur pour adapter son approche, et créer une stratégie de fidélisation différenciée.
Client 1: TechStart (Startup), CA généré: 8000€, Fréquence: 1 session/mois, Durée relation: 8 mois, Satisfaction: 4,5/5 | Client 2: Groupe Industrie (Grand groupe), CA généré: 24000€, Fréquence: 2 sessions/mois, Durée: 12 mois, Satisfaction: 5/5 | Client 3: Cabinet Conseil (PME), CA généré: 6000€, Fréquence: 1 session/trimestre, Durée: 6 mois, Satisfaction: 3/5
Resultat : Matrice de segmentation avec: (1) Classification A/B/C par valeur et potentiel, (2) Analyse par secteur (revenus moyens, taux de rétention, satisfaction), (3) Plan d'action différencié (VIP: appels mensuels + offres exclusives | Standard: suivi trimestriel | À risque: relance urgente), (4) Prévisions de chiffre d'affaires par segment, (5) Indicateurs de santé client (NPS, taux de renouvellement par segment)
Astuces de pro
Segmenter automatiquement les clients par potentiel avec des formules intelligentes
Créez une colonne de segmentation qui classe vos clients (Prospect, Client actif, VIP, Inactif) en fonction de critères combinés : montant total dépensé, date du dernier contact et fréquence d'interaction. Utilisez cette segmentation pour prioriser vos actions commerciales et personnaliser votre suivi.
=SI(JOURS(AUJOURD'HUI();E2)>180;"Inactif";SI(D2>5000;"VIP";SI(D2>1000;"Client actif";"Prospect")))Créer un tableau de bord de suivi en temps réel avec TCD (Tableau Croisé Dynamique)
Générez automatiquement un TCD qui récapitule : nombre de clients par statut, chiffre d'affaires par mois, taux de conversion prospect→client. Actualisez-le en 1 clic (Ctrl+A sur le TCD puis Maj+F9). Cela vous permet de piloter votre activité sans créer de formules complexes.
Automatiser les rappels de relance avec formatage conditionnel + alertes
Appliquez une mise en forme conditionnelle pour colorier les lignes où la date du dernier contact dépasse 30 jours. Combiné à un filtre automatique, vous identifiez instantanément qui relancer. Créez aussi une colonne "Prochaine action" avec =DATE.PLUS(E2;30) pour planifier vos relances.
=JOURS(AUJOURD'HUI();E2)>30Centraliser les notes et historique avec des commentaires indexés et une colonne Timeline
Plutôt que de disperser les infos, utilisez une colonne "Historique" formatée en texte long où vous concaténez dates + actions : =E2&" - "&F2&CHAR(10)&G2. Combinez avec des commentaires Excel (clic droit > Nouveau commentaire) pour les détails sensibles. Cela crée une traçabilité complète sans créer plusieurs fichiers.
=TEXT(AUJOURD'HUI();"DD/MM/YYYY")&" - "&F2&CHAR(10)&G2