Modèle Excel d'échéancier de paiements fournisseurs pour acheteurs
# Maîtrisez votre trésorerie avec un échéancier de paiements fournisseurs Gérer les paiements fournisseurs sans outils structurés, c'est se condamner à des retards, des oublis et des relations tendues avec vos partenaires. Chaque jour, vous jonchez avec des factures, des conditions de paiement différentes et des dates d'échéance qui s'accumulent. Le résultat ? Une visibilité insuffisante sur votre cash-flow et des risques de non-respect des délais. Un échéancier de paiements fournisseurs change la donne. Cet outil centralise toutes vos obligations de paiement en un seul endroit, vous permettant de : - **Anticiper votre trésorerie** en visualisant les sorties d'argent futures - **Optimiser vos délais de paiement** pour préserver votre fond de roulement - **Automatiser vos relances** et ne jamais oublier une échéance - **Renforcer vos relations** fournisseurs grâce à une gestion fiable et transparente Excel est l'allié parfait pour construire cet échéancier. Simple, flexible et accessible, il vous permet de suivre en temps réel chaque engagement auprès de vos fournisseurs. Découvrez comment mettre en place un système de suivi efficace. Nous vous proposons un **template Excel gratuit et prêt à l'emploi** pour démarrer immédiatement.
Le probleme
# L'Échéancier de Paiements : La Frustration de l'Acheteur L'acheteur jongle quotidiennement avec des dizaines de factures dispersées dans ses emails, ses systèmes ERP et ses fichiers Excel. Suivre qui a été payé, quand et combien reste dû devient un cauchemar administratif. Les défis sont concrets : oublis de paiements générant des relances fournisseurs, pénalités de retard imprévues, impossibilité de prévoir les flux de trésorerie, et surtout, des heures perdues à consolider manuellement les données. Les alertes de paiement se croisent, les conditions de règlement (30, 60, 90 jours) s'emmêlent. Sans vision centralisée, l'acheteur perd crédibilité auprès des fournisseurs et finance. Il manque aussi les opportunités d'escomptes pour paiement anticipé, coûtant cher à l'entreprise. Un simple échéancier Excel bien structuré pourrait transformer ce chaos en tranquillité d'esprit.
Les benefices
Gagnez 3-4 heures par semaine en automatisant le calcul des échéances et relances fournisseurs au lieu de les gérer manuellement. Les formules Excel mettent à jour automatiquement les statuts de paiement et les dates d'exigibilité.
Réduisez les oublis de paiement de 95% en centralisant tous vos fournisseurs dans un seul tableau avec alertes visuelles. Un code couleur et des formules conditionnelles signalent immédiatement les factures en retard ou à payer.
Maîtrisez votre trésorerie en visualisant le flux de paiements futurs sur 90 jours. Les graphiques croisés dynamiques vous montrent les pics de dépenses et optimisent votre cash-flow prévisionnel.
Éliminez les erreurs de saisie et doublons grâce aux listes déroulantes validées et aux formules de recherche (VLOOKUP). Chaque fournisseur n'est saisi qu'une fois et synchronisé automatiquement dans l'échéancier.
Gagnez la confiance de votre direction en générant des rapports de conformité en 10 minutes. Un tableau de bord Excel montre le taux de respect des délais de paiement et l'évolution des dépenses par catégorie.
Tutoriel pas a pas
Créer la structure du tableau principal
Ouvrez un nouveau classeur Excel et créez les colonnes essentielles pour l'échéancier. Ces colonnes vont permettre de suivre chaque commande fournisseur et ses modalités de paiement. Définissez les en-têtes avec un formatage gras et une couleur de fond pour les identifier clairement.
Utilisez Ctrl+T pour convertir votre plage en tableau structuré, ce qui facilitera l'ajout ultérieur de formules et le tri des données
Ajouter les colonnes de données essentielles
Insérez les colonnes suivantes : Numéro de Commande | Fournisseur | Date de Facture | Montant Total | Nombre d'Échéances | Montant par Échéance. Ces colonnes forment la base de votre suivi de paiement. Vous pouvez ajouter une colonne Notes pour des informations complémentaires.
Laissez une colonne vide entre les données sources et les colonnes calculées pour une meilleure lisibilité
Créer la colonne de calcul du montant par échéance
Divisez automatiquement le montant total par le nombre d'échéances pour obtenir le montant à payer à chaque date. Cette formule simple permet aux acheteurs de visualiser immédiatement le coût de chaque paiement. Appliquez la formule à toutes les lignes de données.
=D2/E2Formatez cette colonne en devise (€) pour une meilleure présentation. Utilisez le format personnalisé pour afficher deux décimales
Ajouter les colonnes de dates d'échéances
Créez des colonnes pour chaque date d'échéance (Échéance 1, Échéance 2, etc.). Pour cet exemple, supposez 4 échéances possibles. Vous pouvez calculer ces dates automatiquement à partir de la date de facture avec un délai défini (par exemple 30, 60, 90 et 120 jours).
=C2+30Pour les échéances suivantes, utilisez =C2+60, =C2+90, =C2+120. Adaptez les jours selon vos conditions commerciales habituelles
Ajouter les colonnes de statut de paiement
Créez des colonnes parallèles aux dates d'échéances pour indiquer le statut (Payé/En attente/Retard). Utilisez une formule IF pour déterminer automatiquement si un paiement est en retard comparé à la date d'aujourd'hui. Cela aide l'acheteur à identifier rapidement les paiements à effectuer.
=IF(G2="","En attente",IF(G2<TODAY(),"Retard","Payé"))Créez une colonne pour saisir la date de paiement réel (G2), puis la formule évaluera automatiquement le statut. Utilisez la mise en forme conditionnelle pour colorer en rouge les retards
Calculer les jours restants avant échéance
Insérez une colonne Jours Restants qui calcule automatiquement le nombre de jours avant chaque échéance. Cette colonne aide l'acheteur à prioriser ses paiements et à planifier sa trésorerie. Utilisez la fonction DATEDIF pour obtenir la différence précise en jours.
=IF(H2="",DATEDIF(TODAY(),G2,"D"),"Payé")Si le résultat est négatif, cela signifie que l'échéance est dépassée. Combinez avec la mise en forme conditionnelle pour afficher en rouge les jours négatifs
Créer un tableau de suivi des paiements totaux
En bas de votre feuille, créez un résumé avec les totaux : Montant Total à Payer | Montant Payé | Montant En Attente | Montant en Retard. Ces KPIs donnent une vision d'ensemble de la situation de trésorerie. Utilisez des formules SOMME.SI pour calculer chaque catégorie selon le statut.
=SUMIF(I:I,"Payé",F:F)Créez des cellules nommées pour ces totaux (par exemple Montant_Paye) afin de pouvoir les réutiliser dans d'autres formules ou graphiques
Ajouter la mise en forme conditionnelle
Appliquez une mise en forme conditionnelle pour colorer les lignes selon le statut de paiement : vert pour Payé, orange pour En attente, rouge pour Retard. Cela crée une visualisation instantanée de l'état des paiements. Sélectionnez la colonne de statut et accédez à Accueil > Mise en forme conditionnelle.
Utilisez des règles avec formules : =I2="Retard" pour une plus grande flexibilité. Vous pouvez aussi colorer les lignes entières en utilisant la référence de colonne ($A$2:$I$100)
Créer un graphique de suivi visuel
Insérez un graphique en barres ou en secteurs montrant la répartition Montant Payé / En Attente / En Retard. Ce graphique donne une perspective visuelle rapide de la santé de votre trésorerie fournisseurs. Sélectionnez vos données de résumé et insérez un graphique via Insertion > Graphiques recommandés.
Actualisez le graphique automatiquement en utilisant des plages dynamiques avec la fonction DÉCALER ou en convertissant vos données en tableau structuré
Ajouter une colonne de calcul des jours écoulés
Créez une colonne Jours depuis Facture qui calcule le nombre de jours entre la date de facture et aujourd'hui. Cela permet à l'acheteur de suivre l'ancienneté des factures et d'identifier les paiements qui traînent. Utilisez DATEDIF pour cette calculation.
=DATEDIF(C2,TODAY(),"D")Combinez cette colonne avec une mise en forme conditionnelle : si Jours > 90 et Statut = 'En attente', colorer en rouge pour signaler une facture très ancienne non payée
Fonctionnalites du template
Calcul automatique des échéances et montants dus
Les dates d'échéance et montants sont calculés automatiquement en fonction de la date de commande et des conditions de paiement (30, 60, 90 jours)
=DATE(ANNEE(A2);MOIS(A2)+1;JOUR(A2))Suivi du statut de paiement avec codes couleur
Les lignes changent de couleur selon le statut (à venir, payé, en retard) pour visualiser rapidement les impayés
Alertes automatiques pour paiements en retard
Met en évidence les paiements dépassant la date d'échéance pour anticiper les relances fournisseurs
=SI(ET(C2<AUJOURD'HUI();D2="Non payé");"RETARD";"OK")Consolidation par fournisseur et par période
Résume automatiquement le total des dettes par fournisseur et par mois pour la gestion de trésorerie
=SUMIFS(E:E;A:A;G2;B:B;">="&DATE(2024;1;1))Prévision de flux de trésorerie
Projette les sorties de cash selon les échéances programmées pour optimiser la gestion de liquidités
=SUMIF(C:C;">="&AUJOURD'HUI();E:E)Rapprochement automatique paiements/factures
Identifie les écarts entre montants facturés et montants payés pour détecter les erreurs
=SI(E2=F2;"OK";"ÉCART: "&E2-F2)Exemples concrets
Suivi des paiements fournisseurs - Secteur BTP
Thomas, acheteur chez un constructeur immobilier, gère les règlements auprès de 12 fournisseurs (béton, acier, électricité). Il doit respecter les délais de paiement négociés (30, 60, 90 jours) et optimiser sa trésorerie.
Fournisseur A (Béton): facture 15000€ du 01/01, délai 30j | Fournisseur B (Acier): facture 22500€ du 05/01, délai 60j | Fournisseur C (Électricité): facture 8700€ du 10/01, délai 45j. Budget mensuel disponible: 35000€
Resultat : Un écheancier affichant: dates d'échéance calculées automatiquement, statut de paiement (à payer/payé), cash flow prévisionnel par semaine, alertes sur les dépassements de budget, historique des paiements effectués
Gestion des acomptes et factures partielles - Industrie manufacturière
Valérie, acheteuse pour un équipementier automobile, négocie des commandes importantes avec versement d'acompte (30%), puis livraison partielle (40%), puis solde final (30%). Elle doit tracker 8 commandes simultanées sur 6 mois.
Commande #2024-001: 150000€ total | Acompte 45000€ payé 15/01 | Livraison 1: 60000€ facturée 20/02, délai 30j | Livraison 2: 45000€ facturée 15/04, délai 45j. Même structure pour 7 autres commandes avec dates différentes
Resultat : Un tableau dynamique montrant: montant restant dû par commande, calendrier des paiements par étape, taux de progression (% payé vs total), solde impayé par mois, projection du cash-out sur 6 mois, identification des commandes en retard
Optimisation des conditions de paiement - Distribution & Retail
Jean-Pierre, acheteur groupe chez un distributeur de fournitures de bureau, négocie des délais différents selon les fournisseurs (comptant, 15j, 30j, 60j) et cherche à maximiser le délai de paiement tout en conservant les remises volumes.
Fournisseur X (comptant): 12000€/mois, remise 2% | Fournisseur Y (30j): 18000€/mois, remise 3% | Fournisseur Z (60j): 25000€/mois, remise 4%. Besoin de trésorerie: 40000€ minimum en caisse
Resultat : Un tableau comparatif affichant: impact sur la trésorerie de chaque scénario de délai, gain financier (remises vs coût de financement), calendrier optimal des paiements, simulation: si je passe en 60j partout, quel est mon décalage de trésorerie? Recommandation d'arbitrage coût/délai
Astuces de pro
Créer des alertes automatiques de paiement en retard
Utilisez la mise en forme conditionnelle pour identifier instantanément les échéances dépassées. Sélectionnez votre colonne de dates, allez dans Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle, et appliquez une formule pour colorer les lignes où la date est inférieure à aujourd'hui. Raccourci : Alt+H+L (Accueil > Mise en forme conditionnelle). Cela vous permet de prioriser vos relances fournisseurs sans consulter manuellement chaque ligne.
=ET($B2<AUJOURD'HUI();$C2="En attente")Automatiser le calcul des jours restants avec un tableau croisé dynamique
Créez une colonne auxiliaire qui calcule automatiquement le nombre de jours avant échéance. Utilisez cette formule pour segmenter vos paiements par urgence (0-7j, 8-30j, 30j+). Cela permet d'optimiser votre trésorerie en regroupant les paiements par périodes. Raccourci : Ctrl+Maj+L pour activer les filtres automatiques et trier par urgence.
=$B2-AUJOURD'HUI()Consolider plusieurs fournisseurs avec des RECHERCHEV imbriquées
Si vous gérez des échéanciers provenant de plusieurs sources, créez un classeur maître avec RECHERCHEV pour centraliser les données. Cela élimine les doublons et synchronise automatiquement les mises à jour. Appuyez sur Ctrl+Maj+F9 pour recalculer toutes les formules. Cette approche réduit les erreurs de rapprochement et gagne 2-3h par semaine en consolidation manuelle.
=RECHERCHEV(A2;Fournisseurs!$A:$D;3;FAUX)Exporter un planning de trésorerie en un clic avec Power Query
Importez votre échéancier dans Power Query (Données > Nouvelles requête > À partir d'un fichier Excel). Groupez par mois et fournisseur pour obtenir un cumul de paiements prévisionnel. Actualisez les données avec Ctrl+Alt+F5. Cet outil crée un tableau de bord trésorerie sans formules complexes, idéal pour prévoir votre cash-flow et négocier des délais de paiement avec les fournisseurs.
Formules utilisees
Vous venez de maîtriser l'échéancier manuel, mais imaginez pouvoir automatiser la mise à jour des paiements et analyser vos flux de trésorerie en quelques secondes avec ElyxAI ? Testez gratuitement notre assistant IA pour transformer vos tableaux Excel en outils intelligents qui vous font gagner des heures chaque semaine.